7 навыков высокоэффективных людей

Большинство склоняется к тому, что составление сметы расходов на рекламу на будущий год и подготовку к совещанию с торговыми представителями в следующем месяце можно отложить на другой день, который, может быть, не будет столь загружен делами из Квадрата I. Оба этих дела, связанные с перспективным мышлением и планированием, явно относятся к Квадрату II. Просмотр медицинских журналов тоже откладывается, поскольку это дело из Квадрата II, по-видимому, является менее важным, чем два только что упомянутых.

Таков типичный ход мысли тех, кто привержен третьему поколению управления временем, хотя в отношении того, что и когда будет делаться возможны некоторые варианты.

Каким был ваш подход, когда вы составляли рабочий график для предложенных дел? Был он похож на подход третьего поколения? Или вы применили подход четвертого поколения, ориентированный на Квадрат II?

ПОДХОД КВАДРАТА II

Давайте пройдемся по списку дел, опираясь на парадигму Квадрата II. Это всего лишь один из возможных вариантов, соответствующих данной парадигме, но он является хорошей иллюстрацией основанного на ней образа мышления.

Как приверженец парадигмы Квадрата II, вы понимаете, что большая часть Р-деятельности сосредоточена в Квадрате I, а большая часть РС-деятельности – в Квадрате II. Вы знаете, что единственный способ совладать с Квадратом I заключается в том, чтобы достаточное внимание уделить Квадрату II, занимаясь предотвращением кризисов и поиском возможностей и говоря мужественное "нет" деятельности из квадратов III и IV.

ЗАСЕДАНИЕ ПРАВЛЕНИЯ, НАМЕЧЕННОЕ НА ДВА ЧАСА ДНЯ

Мы предположим, что это заседание не имеет повестки дня, или что вы не сможете ознакомиться с ней до начала совещания. Такое нередко случается. В результате участники являются на него неподготовленными и вынуждены "стрелять навскидку". Такие совещания обычно бывают дезорганизованными и фокусируются главным образом на срочных и важных делах из Квадрата I, о которых участники совещания часто бывают плохо осведомлены Подобные заседания обычно оборачиваются потерей времени и не приносят ощутимых результатов, часто представляя собой лишь упражнение начальственного самолюбия для босса.

В повестке дня большинства таких заседаний дела из Квадрата II относятся к категории "разное". И, поскольку, в соответствии с Законом Паркинсона, "работа заполняет все отведенное для нее время", на обсуждение "разных" вопросов времени не остается. А если и остается, присутствующие уже так измотаны и раздавлены грузом проблем Квадрата I, что у них нет сил заниматься чем-то еще.

Итак, вы можете двинуться в Квадрат II, попытавшись для начала внедриться в повестку дня этого заседания правления с докладом о том, как повысить эффективность таких заседаний. Вы можете потратить утром час-другой на подготовку к этому выступлению, даже если вам дадут всего лишь несколько минут, в течение которых надо суметь возбудить желание у присутствующих послушать более обстоятельное сообщение на эту тему на следующем заседании. Ваше выступление должно фокусироваться на необходимости всегда иметь четко сформулированную цель для каждого заседания и хорошо продуманную повестку дня, в которую каждый из участников совещания может внести свои предложения. Окончательная повестка дня должна составляться Председателем правления и концентрироваться прежде всего на вопросах Квадрата II, решение которых обычно требует более творческого мышления, в отличии от вопросов Квадрата I, предполагающих в большей степени механическое решение.

Вдобавок ваше выступление должно подчеркнуть важность скорейшей рассылки участникам заседания его стенограммы с указанием заданий и сроков их выполнения. Эти вопросы затем должны будут попасть в повестки дня будущих заседаний, которые следует разослать участникам заранее, чтобы у них было достаточно времени на подготовку к обсуждению.

Вот что может быть сделано всего лишь по одному пункту плана –заседанию правления, назначенному на два часа дня, – если взглянуть на него с позиции парадигмы Квадрата II Для этого требуется высокий уровень проактивности, включая мужество противостоять убеждению, что сначала необходимо распланировать все перечисленные пункты. Кроме того, требуется учет интересов других людей, чтобы избежать той кризисной атмосферы, которая часто сопутствует такого рода заседаниям.

Мышление Квадрата II можно применить почти к каждому пункту нашего списка, за исключением, пожалуй, звонка в ФАМ.

ЗВОНОК В ФАМ

Учитывая характер ваших отношений с Агентством, вы позвоните туда утром, чтобы иметь возможность справиться со всеми проблемами, которые могут вскрыться в ходе разговора. Перепоручить этот звонок кому-то будет трудно, поскольку вы имеете дело с другой организацией, которая может иметь культуру Квадрата I, кроме того, переговорить хотели именно с вами, а не с вашим помощником.