Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

Ознакомление сотрудников предприятия с отдельными документами в деле производится по письменному разрешению соответствующего руководителя. При этом сотрудниками подразделения специального делопроизводства должны быть приняты меры, исключающие ознакомление исполнителя с другими документами, подшитыми в дело.

Изменения и дополнения списков лиц, допущенных к номенклатурным делам, вносит руководитель подразделения специального делопроизводства по письменному представлению руководителя соответствующего подразделения.

4.4. Разрешение на доступ к документам входящего учета дается на самом документе в виде резолюции соответствующего руководителя.

4.5. Доступ работников смежных предприятий, представителей различных сторонних организаций к сведениям, составляющим коммерческую тайну предприятия, осуществляется с разрешения руководителя предприятия после предъявления документов, удостоверяющих личность, и предписания на выполнение задания.

В предписании кратко указывается основание командирования (номер и дата договора о проведении совместных работ), а также к каким конкретно сведениям, составляющим коммерческую тайну, может иметь доступ командируемый.

Предписание подписывается руководителем командирующего предприятия и заверяется печатью последнего.

Предписания с отметками о фактической осведомленности хранятся в службе безопасности до окончания срока действия совместного договора.

4.6. В случае необходимости ознакомление со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, сотрудников правоохранительных органов (прокуратуры, МВД, МБРФ), а также сотрудников государственного санитарного надзора, государственного геодезического надзора, энергосбыта, финансовых и других органов, непосредственно связанных с обслуживанием данного предприятия, осуществляется беспрепятственно в пределах их полномочий при предъявлении ими соответствующих документов с разрешения руководителя предприятия.

5. Помещения для ведения работ, содержащих коммерческую тайну; хранилища документов и изделий; их охрана

5.1. Помещения, в которых ведется работа и хранятся в нерабочее время документы и изделия, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, должны обеспечивать их надежную защиту.

Размещение режимных помещений и их оборудование должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать

сохранность в этих помещениях документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне предприятия.

Входные двери режимных помещений оборудуются замками, гарантирующими их надежное закрытие в нерабочее время. Для контроля за входом могут устанавливаться шифровальные и электронные замки, автоматические турникеты и т.п. При отсутствии поста охраны режимные помещения могут оснащаться охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением или с дежурными по предприятию, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией при органах охраны, что способствует более надежной защите таких помещений.

Кроме того, режимные помещения при необходимости должны быть оборудованы дополнительными техническими средствами защиты от побочных электромагнитных излучении.

Перед началом эксплуатации помещение обследуется комиссией, назначенной руководителем предприятия. В состав комиссии включаются представители спецподразделения и представители структурного подразделения, которому принадлежит помещение.

5.2. Внутренняя планировка и расположение рабочих мест в режимных помещениях должны способствовать выполнению работы исполнителями в условиях, предусматривающих обеспечение персональной ответственности за сохранность доверенных им документов и изделий, относящихся к коммерческой тайне.

Для хранения материалов, составляющих коммерческую тайну, помещения снабжаются необходимым количеством сейфов и металлических шкафов.

5.3. Хранилища, где постоянно или в рабочее время хранятся эти документы и изделия, а также ключи от хранилищ берутся на учет в спецподразделении.

Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, должны быть оборудованы разными по своим секретам замками с двумя экземплярами ключей.

Рабочие экземпляры ключей от хранилищ хранятся в нерабочее время в отдельных опечатанных пеналах (пакетах) в одном из сейфов или металлических шкафов службы безопасности. Ключ от этого сейфа или металлического шкафа и рабочий экземпляр ключа от входных дверей помещения, в котором он находится, в отдельных опечатанных сотрудниками службы безопасности пеналах (пакетах), передаются охране или дежурному по предприятию под расписку.