Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

Рассылка письменных персональных извещений осуществляется по Списку акционеров, имеющих право на получение уведомления о Собрании, являющемуся по сути рассылочной ведомостью. В Списке должна быть проставлена соответствующая отметка почтового отделения с указанием даты, на которую пришлась отправка.

Список акционеров, имеющих право на получение уведомления о Собрании, подготавливается:

- на основе Списка акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании, если он составляется ранее даты объявления о созыве Собрания;

- на основе данных Реестра акционеров на дату объявления о созыве Собрания, если дата составления Списка акционеров, имеющих право участвовать в созываемом Собрании, назначена на дату более позднюю, чем дата объявления о созыве Собрания.

В Списке указываются:

- фамилии, имена, отчества (наименования) всех акционеров, являющихся владельцами любых акций Общества с полным урегулированием всех расчетов по ним на дату составления списка;

- их адрес (место нахождения).

Если рассылка извещений начинается в Обществе раньше, чем за 30 дней до Собрания, Список дополняется каждый день по мере регистрации движения акций Общества. В день объявления о созыве Собрания Список акционеров, имеющих право на извещение о Собрании, считается закрытым, для чего все рассылочные ведомости сшиваются, пронумеровываются, подписываются Секретарем Совета директоров и прикладывается к документам Секретариата.

Если объявление о Собрании произошло ранее доя составления Списка акционеров, имеющих право на участие в нем, Список акционеров, имеющих право на получение извещения, дополняется каждый день по мере регистрации движения акций Общества до даты составления Списка акционеров, имеющих право на участие в созываемом Собрании.

17.31 Акционерам, приобретшим акции Общества или рассчитавшимся по ним в этот период, уведомление выдается персонально одновременно с регистрацией в Реестре акционеров Общества. Для этого ведется специальный Журнал регистрации выдачи акционерах> извещений о Собрании, в котором указывается:

- дата выдачи извещения;

- фамилия, имя, отчество (наименование) акционера;

- номер лицевого счета.

Факт получения извещения удостоверяется подписью акционера.

Если это предусмотрено Положением об Общем собрании акционеров, акционерам в ряде случаев, например, когда они являются работниками Общества, письменное уведомление о созыве Собрания может выдаваться лично. Факт получения извещения в этом случае удостоверяется подписью акционера в Журнале регистрации выдачи акционерам извещении о Собрании, аналогичным по форме рассмотренному выше.

В день составления Списка участников Собрания Список акционеров, имеющих право на извещение о Собрании, считается закрытым, для чего все рассылочные ведомости и журналы выдачи извещений сшиваются, пронумеровываются, подписываются Секретарем Совета директоров и прикладывается к документам Секретариата. Эти документы являются свидетельством предоставления Обществом акционерам извещения.

17.41 Помимо данных, указанных в настоящем Положении, в извещении рекомендуется указывать:

- фамилию, имя, отчество\наименование акционера;

- маршрут до помещения, где будет проводиться Собрание (может быть приложена графическая схема);

- указание на то, какие документы необходимо иметь при себе;

- адрес, по которому следует направлять предложения для включения в списки выступающих, а также предложения по вариантам решений вопросов, выносимых на Собрание, и замечания по проектам документов, выносимых на Собрание.

Желательно, чтобы извещение включало памятку акционерам, содержащую основные положения, устанавливающие порядок проведения Собрания, в том числе порядка подачи предложений в повестку дня, выступлений на Собрании, ознакомления со Списком акционеров и др.

Вместе с извещением о Собрании Общество может разослать своим акционерам:

- копию отчета Ревизионной комиссии, если он готов ко времени отправки извещения;

- копии отчета Совета директоров Общества, если они готовы ко времени отправки извещения;

- буклеты, посвященные деятельности Общества;

- список кандидатов в члены Совета директоров и Ревизионную комиссию, рекомендованные Советом директоров и акционерами; сведения о кандидатах;

- незаполненную форму доверенности с сопроводительным письмом;

- другие материалы, необходимые по мнению Совета директоров для информирования акционеров.

[8] ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ АКЦИОНЕРОВ В ЗАОЧНОЙ ФОРМЕ

Заочное голосование проводится с помощью опросного листа. Опросный лист соединяет в себе элементы извещения о Собрании и бюллетеня для голосования. В бюллетене должна содержаться формулировка вопросов, выносимых на голосование, и проекты их решений, по которым акционеры должны выразить свое мнение.

Помимо установленных атрибутов бюллетеня для голосования рекомендуется, чтобы опросный лист содержал:

- фамилию, имя, отчество (наименование) акционера; его регистрационный номер по Реестру акционеров Общества;

- количество принадлежащих ему акций;