Установленные законом для технических артиллерийских заведений правила ведения делопроизводства, счетоводства и отчетности отличались большой сложностью и вызывали излишнюю переписку. Достаточно сказать, что в технических артиллерийских заведениях требовалось вести около 60 разных книг по 40 различным установленным формам, а также и по произвольным. При таких условиях промедления в канцелярском деле бывали неизбежными и вредно отражались на деле исполнения заказов.
Наряды или заказы техническим артиллерийским заведениям давались по распоряжениям ГАУ, подразделяясь на постоянные (годовые), одновременные и случайные. Для постоянных заготовлений составлялись ежегодные планы и сметы, которые проверялись в ГАУ и затем представлялись на утверждение в военный совет, на единовременные и случайные заготовления планы представлялись только в случаях особой важности.
На составление, проверку и утверждение планов заготовлений и смет уходило много времени, иногда по нескольку месяцев, а на составление, проверку, утверждение и проведение в жизнь больших проектов переустройства заводов время исчислялось годами (например, на приспособление орудийного завода для изготовления до 1 000 полевых 3-дм. скорострельных пушек в год потребовалось около трех лет, причем после переустройства завод оказался в состоянии изготовлять менее половины предположенного числа пушек). При даче нарядов техническим артиллерийским заведениям редко давались определенные сроки на выполнение нарядов, а если и давались, то во всех случаях наряды в срок не исполнялись и вообще сильно затягивались.
Медленность исполнения нарядов техническими артиллерийскими заведениями происходила, с одной стороны, вследствие формализма, шаблона и мертвящей канцелярщины, на которых построена была хозяйственная часть в военных заводах, с другой — вследствие того, что ГАУ, ведавшее ими, по своему устройству, личному составу и методам работы имело типичный для царского военного аппарата административно-канцелярский характер, со всеми присущими ему отрицательными сторонами, совершенно не отвечающими духу живого заводского дела и самым простым основным началам военной экономики.
В период, предшествующий первой мировой войне, технические артиллерийские заведения являлись основной базой военной промышленности России. Между тем, необходимого объединяющего руководства весьма сложной и ответственной работой военных заводов не было, так как ГАУ фактически не могло этого осуществить. До 1908 г. в составе ГАУ вовсе не имелось ни отдельного лица, ни специального органа, объединявшего руководство деятельностью военных заводов. Власть над ними была распылена в ГАУ между многими отделениями, канцеляриями и делопроизводствами; каждое из них самостоятельно давало наряды заводам и арсеналам, не считаясь ни с их производительностью, ни с загруженностью уже данными заказами. При таких условиях нельзя было ожидать ни стройной согласованности, ни соблюдения сроков при выполнении нарядов техническими артиллерийскими заведениями.
В 1908 г. при ГАУ была создана должность заведующего техническими артиллерийскими заведениями с тремя инженерами при нем. И вот эти четыре инженера и составили весь аппарат по заведыванию 20 заводами и арсеналами с весьма сложным, разнообразным и чрезвычайно ответственным производством. Эти инженеры, во главе с генералом Якимовичем, высоко сведущим в артиллерийском деле членом Арткома, принесли большую посильную пользу военным заводам в смысле регулирования дачи им нарядов. Однако, они не в силах были сколько-нибудь существенно повлиять и оживить рутинно-канцелярский уклад технической и особенно хозяйственной жизни военных заводов, тем более они не могли изменить установленной законом крайне нецелесообразной системы устройства, управления и деятельности технических артиллерийских заведений.
Медленность исполнения артиллерийских заказов казенными и частными заводами и техническими артиллерийскими заведениями вредно отражалась на артиллерийском снабжении и боевой готовности армии. Эта же медленность являлась главной причиной того, что ГАУ обычно не могло своевременно использовать отпускаемые ему деньги на заказы. Ассигнованные ГАУ кредиты оставались иногда годами без движения, что приносило значительный ущерб казне.
Порядок заготовления предметов артиллерийского снабжения, принятый в царской России, страдал многими глубокими дефектами, имевшими чрезвычайно вредные последствия для русской армии в первую мировую войну.
Заготовления производились на основании законоположений, построенных на недоверии и на соблюдении многих формальностей, связанных с канцелярской волокитой и потерей времени, чрезвычайно затруднявших проявление инициативы и живой деятельности распорядительных и исполнительных органов и в особенности военных заводов, исполнявших артиллерийские заказы.