Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Вся работа по созданию бережливого офиса должна быть организована в последовательные цепочки: планируй – делай – проверяй – воздействуй (PDCA). Цикл PDCA применяется для совершенствования всех процессов и решения возникающих проблем в течение многих лет. Кайдзен-мероприятие предполагает планирование, обучение персонала и реализацию цикла PDCA по мере внедрения инструментов бережливого производства.

Японское слово Kaizen можно перевести следующим образом: Kai – «отдели», zen – «улучши». Кайдзен – значит непрерывное совершенствование.

В проведении кайдзен-мероприятия выделяют три фазы:

I. Фаза планирования

1. Составьте карты текущего и будущего состояния потока создания ценности или процесса. Используйте их в качестве индикатора для выявления существующих проблем или зон, в которых можно устранить потери.

2. Соберите основную команду кайдзен. В нее должны войти специалисты различного профиля. Также в команду рекомендуется включить сотрудника из другого отдела или потока создания ценности, чтобы он помог остальным по-новому взглянуть на проблемы. Кроме того, в команду желательно включить сотрудника из ИТ-отдела, поскольку сегодня все чаще и чаще используются новые технологии.

3. Составьте устав команды кайдзен. Назначьте лидера проекта. Повесьте устав в общедоступном месте.

4. Согласуйте устав команды с руководством. Попросите его об участии в разработке устава и внесите необходимые изменения.

5. Сообщите всем сотрудникам (на организационном совещании), кто именно будет задействован в мероприятии кайдзен задолго до его начала. Убедитесь, что каждый понимает, как планируемое мероприятие может отразиться на его работе и каких результатов от него могут ожидать.

6. Составьте листок учета кайдзен для внесения информации о ключевых мероприятиях по совершенствованию бизнес-процессов.

Не каждый вид деятельности нужно описывать подробно, однако старайтесь указывать как можно больше деталей. Это позволит вам сэкономить время при проведении семинара.

II. Практический семинар по кайдзен

7. Объясните команде концепцию бережливого офиса (если это не было сделано ранее).

8. Начните семинар с реализации 5S или обзора текущих инициатив по системе 5S.

9. Изучите рабочую зону и опишите текущее состояние процессов. Соберите точную информацию о времени цикла для разных процессов. Составьте сводную таблицу и карту стандартизированной работы (см. следующую главу). Перенесите нужную информацию в отчет по кайдзен.

10. Разделите команду на небольшие группы, чтобы проработать возможные варианты дальнейшего совершенствования участков, отмеченных на карте будущего состояния потока создания ценности.

11. Незамедлительно приступите к выполнению первых шагов по совершенствованию потока создания ценности и соберите результаты (или спрогнозируйте вероятные результаты). Составьте список действий, которые не удалось осуществить в ходе семинара.

12. Поблагодарите команду за работу на данном этапе.

III. Заключительная фаза

13. Сообщите руководству о достигнутых результатах.

14. Продолжайте реализацию идей, высказанных на семинаре. Стандартизируйте работу, как только все процессы будут проверены на практике.

15. Регулярно подавайте отчеты о текущем состоянии кайдзен лидеру проекта. Во многих случаях в силу различных обстоятельств, а также из-за проблем, возникающих при внедрении того или иного инструмента бережливого производства, у вас не получится завершить весь проект в ходе одного кайдзен-мероприятия. Поэтому продолжайте подавать отчеты и встречаться с членами кайдзен-команды до завершения проекта.

16. Составьте финальный отчет по завершении кайдзен-мероприятия.

Рекомендации по проведению кайдзен-мероприятий в офисе:

• выполняйте все мероприятия в три этапа;

• упор следует сделать на улучшение контрольных показателей;

• принципы 5S должны быть частью любого/всех кайдзен-мероприятий в офисе;

• заручитесь поддержкой руководства;

• информируйте всех сотрудников о достигнутых результатах;

• фаза планирования и заключительная фаза не менее важны, чем практический семинар по кайдзен.

Преимущества кайдзен-мероприятий:

• позволяют в кратчайшие сроки внедрить инструменты и методы бережливого производства;

• помогают сотрудникам научиться применять на практике инструменты и методы бережливого производства;

• помогают усовершенствовать поток работы;

• повышают производительность офиса;

• подчеркивают значимость непрерывного совершенствования бизнес-процессов.

8. Удовлетворение потребительского спроса – карта будущего состояния потока создания ценности

Инструменты удовлетворения потребительского спроса, о которых мы говорили выше, должны быть указаны на карте будущего состояния потока создания ценности. Возможно, первые попытки создания такой карты будут не очень успешными, однако не позволяйте неудачам остановить вас в стремлении составить точную карту потока в будущем.