Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег

Независимо от используемой системы, любой организации приходится иметь дело с непредвиденными ситуациями, срочными распоряжениями руководства и экстренными обращениями клиентов (или пациентов). Пусть подобные обстоятельства не мешают вам строить бережливый офис. Регистрируйте такие случаи и работайте над их устранением.

Преимущества системы ФИФО:

• уменьшает время цикла;

• уменьшает время в очереди (кипы бумаг на рабочем столе);

• помогает выявить и устранить проблемы в момент их возникновения;

• сокращает число передач документов от одного работника другому;

• максимально повышает пропускную способность процесса;

• уменьшает стресс;

• улучшает моральное состояние работников и повышают степень удовлетворенности работой.

И супермаркеты НЗП, и система ФИФО представляют собой компромиссное решение по сравнению с непрерывным потоком в чистом виде. Их следует рассматривать как один из этапов совершенствования административных процессов и стремиться уменьшить их значимость или совсем отказаться от их использования в процессе построения бережливого офиса. В административной сфере этого можно добиться при помощи интенсивного обучения персонала смежным специальностям и стандартизации работы.

Новая планировка офиса

Рабочее место, организованное в соответствии с принципами бережливого производства, – это отдельное, хорошо организованное пространство, в котором рабочий поток выполняется оптимальным образом. Во многих организациях рабочие зоны отделены друг от друга видимыми и невидимыми барьерами. Цель перепланировки – убрать в офисе все барьеры и построить работу с учетом потребности бизнес-процессов.

Возможно, сначала вам будет трудно убедить людей в необходимости убрать все барьеры, но когда они поймут, что, отказавшись от личного пространства, они смогут более эффективно работать, их отношение начнет меняться в положительную сторону.

Одно из самых сложных решений состоит в том, чтобы определить, где разместить конкретных сотрудников. Концепция бережливого офиса ориентирована в первую очередь на процессы, а не на отдельных людей. На первом этапе реорганизации рабочего пространства между людьми могут возникнуть некоторые разногласия.

Первым делом менеджер может сделать следующее:

• разместить высококлассных специалистов рядом с менее опытными работниками;

• разместить тех сотрудников, которые всегда работают сверхурочно, рядом с теми, которые к концу дня заканчивают работу.

Ниже перечислены причины, по которым руководителю следует задуматься о перепланировке офисного пространства:

• знания должны документироваться и быть доступными всем;

• каждого сотрудника необходимо научить выполнять работу стандартными методами, чтобы исключить вариации;

• необходимо усовершенствовать рабочий поток;

• необходимо устранить потери.

Инструменты по созданию непрерывного потока достаточно гибкие, и члены команды смогут творчески подойти к их внедрению с учетом специфики конкретного офиса. Постоянно акцентируйте внимание своих сотрудников на преимуществах непрерывного потока работы.

Продумывая новую планировку офиса, руководствуйтесь следующими рекомендациями:

1. Начертите базовую планировку на миллиметровой бумаге (укажите рабочие столы, людей, копировальные аппараты и т. д.). Обсудите ее с командой по созданию бережливого офиса.

2. Размещайте процессы с учетом особенностей потока создания ценности (если работник должен отправлять факсы и ему постоянно приходится далеко ходить, поставьте факс рядом с его/ее рабочим местом или купите еще один аппарат).

3. Планируйте офис с учетом того, что рабочая нагрузка и потребности клиентов могут изменяться. Не забывайте о гибкости, которая понадобится при изменении внешних условий.

4. Подумайте, как устранить действия, не создающие ценность.

5. Начертите планировку заново и повесьте ее в общедоступном месте. Поначалу работники офиса опять же могут не согласиться с нововведениями. Разъясняйте, что все это делается для повышения эффективности.

6. Если вы столкнулись с сильным сопротивлением, подумайте над тем, чтобы реорганизовать офисное пространство в несколько этапов.

Для изменения офисного пространства необходимо, чтобы у всех сотрудников были общие цели и система показателей, по которым оценивается работа. Они необязательно должны быть прописаны в уставе команды: это зависит от целей проекта и уже достигнутых результатов. Руководитель отдела вместе с рабочей группой, созданной для перепланировки офиса, должны разработать подходящую систему показателей для оценки продуктивности офиса. Необходимо, чтобы эти показатели были общими для всей команды и помогали решать стоящие перед организацией задачи. После того как система показателей будет создана, следует немедленно предпринять ряд шагов, чтобы в скором времени ощутить перемены к лучшему: