Беседы об АСУ

В дальнейшем предполагается и эту работу передать ЭВМ (создать программу «диспетчера корректировок»), поскольку задача эта, в общем, несложно формализуется. Тогда деятельность по учету и поддержанию информации в достоверном состоянии будет практически полностью автоматизирована.

— На предприятиях существуют такие подразделения информационной базы, как технические библиотеки, архивы. Какова их судьба?

— Автоматизация информационной базы — длительный процесс. Начинается он с нормативной и плановой частей, но дойдет очередь до библиотек и архивов, а там и до информационно-справочной службы (ИСС).

Практически все грани управленческой деятельности предприятия: производственная, сбытовая, финансовая, социальная — в той или иной степени нуждаются и определенной обобщенной информации. Она бывает учетная и справочная. Правда, функции системы управления настолько тесно переплетены, что трудно уловить, в каком случае используется учетная информация, а в каком — справочная. Для ясности стоит еще раз вернуться к типовой структуре системы управления.

Уже говорилось, как организовано управление предприятием, это: планирование — учет выполнения плана — оперативное управление. Как правило, и учетная информация, и справочная служат целям оперативного управления и предназначены для ликвидации отклонений хода производственного процесса от запланированного. Сами системы оперативного управления обычно состоят из двух частей. Первая — регулярная. Она периодически ликвидирует те отклонения, которые происходят за определенный период регулирования. Эти отклонения, как бы типовые, представляют собой нарушения, появление которых можно предвидеть, и ликвидация их происходит по заранее разработанным правилам. Оперативное управление в данном случае является рутинной работой, большой по объему, но не требующей особой квалификации управленческого персонала.

Другая часть систем оперативного управления — не регулярная — предназначена для срочной ликвидации непредвиденных, аварийных нарушений. В этом случае от исполнителей требуется глубокое знание производства и высокая квалификация. Для аварийной работы на предприятии выделяется специальная служба — диспетчерская, в которой состоят наиболее квалифицированные сотрудники служб управления.

Здесь и проходит граница между областями применения учетной и справочной информации. Учетная служит информационной базой для регулярной — первой части оперативного управления; справочная — второй, нерегулярной части.

Вот несколько примеров. Служба по учету материалов выдает ежемесячно сводки о наличии материалов на складах предприятия, которые используются для регулярного управления запасами материальных ценностей предприятия. Но если появляется необходимость узнать, есть ли определенный материал и сколько его в середине месяца, то делается запрос на склад, и тот выдает соответствующую справку.

Следующий пример. Учет вырабатываемой цехами продукции почти на всех предприятиях налажен хорошо — это учетная информация. Однако наряду с ним повсеместно существует так называемая «дефицитка» — ведомость некомплектности сборки, сигнализирующая о нарушении в подаче деталей на сборку и о необходимости быстрейшей ликвидации этого нарушения, — справка о некомплектности сборки.

Резкое увеличение масштабов производства, вызванное научно-технической революцией, значительно повысило роль справочно-информационной функции в управленческой деятельности. Как уже говорилось, из-за того, что управленческому персоналу приходится работать в условиях информационного барьера, часть управленческих задач решается менее качественно, а часть вовсе не решается. Это обстоятельство увеличивает элемент неопределенности в сфере производства и приводит к появлению большого числа непредвиденных нарушений. Чтобы этого не случалось, управленческим службам в повседневной работе приходится все больше и больше заниматься справочно-информационными вопросами; при этом возрастает роль справочной информации.

Практически все отделы управления готовят и выдают справки, сводки, сведения и прочее, причем во всевозрастающих масштабах. А так как трудоемкость обработки больших объемов информации высока, то персонал тратит на эту работу существенную часть своего рабочего времени, отвлекаясь от выполнения прямых обязанностей.

Обсуждается даже вопрос о выделении в структуре некоторых управляющих служб специальных справочно-информационных подразделений.

Неэффективность «ручной» работы с большими объемами информации, с одной стороны, важность информационно-справочной функции — с другой, привели к тому, что создание автоматизированной информационно-справочной системы (ИСС) стало одной из первоочередных задач управления.