Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Генеральный директор:

– А, это вы… Добрый день. Жаль, что мне пришлось отменить нашу встречу. Срочные дела. Может быть, вы расскажете мне вкратце о том, что накопали? Иначе вам придется дожидаться моего возвращения из командировки – я сегодня уезжаю на две недели. Не хочу тормозить вашу работу.

Консультант:

– Договор у вас в среднем визируется два месяца. В лучших компаниях, для сравнения, – не более 15 дней. Длительное визирование приводит к задержке старта в 40 % случаев от общего числа проектов. Мы обнаружили два случая срыва крупных проектов и финансовые потери, возникшие из-за несвоевременного визирования договоров. Масштаб потерь по этим проектам – $12 млн.

Генеральный директор:

– М-да… много. Есть мысли, что с этим делать?

Консультант:

– У нас есть три ключевых рекомендации. Во-первых, подготовить и ввести в действие обновленные версии стандартных договоров с ускоренной и упрощенной процедурой согласования. Во-вторых, переписать регламент, регулирующий полномочия и ответственность визирующих, уточнить критерии проверки. Установить нормативный срок визирования для каждого этапа. В-третьих, обновить и более четко закрепить лимиты финансовой ответственности руководителей – инициаторов договоров. Основания для этих рекомендаций более подробно изложены в отчете.

Помимо общего снижения детализации, консультант целиком убрал из рассказа раздел, посвященный причинам проблемы (вместо этого дал ссылку на отчет). На изложение основного содержания 12 страниц текста, посвященного сложной проблеме, понадобилось менее минуты. Плохо структурированную информацию сократить в такой степени невозможно.

Рассмотрим еще один пример структурирования с помощью вопросов и ответов. Для этого вернемся к проблеме социальной напряженности на Климишском заводе.

Неструктурированное предложение

Руководитель кадровой службы написал для исполнительного директора компании отчет по результатам исследования причин социальной напряженности на заводе. Ознакомившись с отчетом, исполнительный директор попросил автора более тщательно проработать рекомендации по решению одной из проблем, упомянутых в отчете. Цель автора: получить согласие на внедрение одного из возможных решений, предложить годное решение. Вот исходный черновик письма, которое подготовил автор: