Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление

В данном случае внутренний аудитор осуществляет аудит соответствия. Но одновременно он может выполнять аудит эффективности процесса. Важно не только контролировать формальное исполнение требований стандартов, но и выявлять причины снижения результативности деятельности.

Внутренний аудитор готовит отчет по результатам аудита. В отчете указываются выявленные нарушения и их причины (обязательно), приводятся рекомендации по корректировке (актуализации) НМД. Отчет по аудиту передается ГД.

ГД рассматривает отчет по результатам аудита и принимает решение оставить НМД без изменений, пересмотреть или отменить НМД. О своем решении ГД уведомляет ОР, внутреннего аудитора и руководителя подразделения.

ГД в одном приказе отменяет действие устаревшей версии НМД и вводит в действие новую версию. Помощник ГД выполняет процесс отмены НМД и необходимые действия по вводу новой версии НМД.

5.6.11. Отмена НМД

Помощник ГД получает от шефа информацию об отмене НМД и готовит соответствующий проект приказа (рис. 5.6.8).

_{Рис. 5.6.8. Отмена действия НМД}

ГД утверждает проект приказа об отмене НМД. В приказе об отмене устаревшей версии может содержаться информация о вводе в действие новой версии НМД.

Помощник ГД регистрирует приказ ГД об отмене НМД. Ставит на контрольный экземпляр НМД синюю печать «Отменен/Пересмотрен». Перемещает документ в архив отмененных НМД.

Помощник ГД удаляет отмененный НМД с сервера организации из общего доступа, сохраняя его в электронном архиве организации в папке «Отмененные НМД». Он уведомляет персонал по e-mail об отмене НМД.

Каждый сотрудник организации, использующий бумажную копию НМД, обязан уничтожить ее в течение трех дней с момента уведомления об отмене/пересмотре НМД.

5.6.12. Кодирование НМД

Код НМД организации состоит из комбинации букв и цифр и имеет следующий вид:

АААА-00-00-00

где АААА – буквы и цифры, определяющие вид документа. Возможные комбинации этой части кода показаны в табл. 5.6.6.

_{Таблица 5.6.6. Коды документов}

РПУ1, РП2 – один из возможных вариантов представления информации о форме регламентирующего документа. Так, РПУ1 означает одноуровневый регламент процесса управления[116], РП2 – двухуровневый регламент и т. п.

АААА-00-00-00 – первая пара цифр обозначает номер подразделения организации, за которым закреплен НМД. Таблица кодов подразделений формируется в соответствии со структурой организации, как показано в табл. 5.6.7.

_{Таблица 5.6.7. Коды подразделений организации}

АААА-00-00-00 – вторая пара цифр определяет порядковый номер документа данного типа в базе НМД организации.

АААА-00-00-00 – третья пара цифр определяет номер версии НМД.

5.7. Оценка качества НМД

Оценка НМД специалистами (например, внутренними аудиторами) весьма субъективна. Чтобы снизить степень этой субъективности, полезно формализовать оценку документов при помощи определенных инструментов: таблиц оценки, шкал и т. п.

Ниже приводится пример таблицы, позволяющей формализовать субъективную оценку качества разработки регламентирующего документа.

Таблица анализа НМД

Наименование НМД _______________________________________

^{* См. главу 1.}

Выводы по результатам анализа регламента:

1. _______________________________________

2. _______________________________________

5.8. Разработка графика регламентации

Деятельность по регламентации ресурсоемка. Поэтому ею нужно квалифицированно управлять. Один из важнейших инструментов при этом – график регламентации. По каждому НМД этот график может содержать следующую информацию:

• наименование бизнес-процесса (подразделения, должности);

• тип НМД;

• номер и дата распоряжения о разработке НМД;

• плановая дата готовности НМД к утверждению;

• должность и ФИО ответственного разработчика;

• состав рабочей группы по НМД (должности и ФИО);

• список согласующих лиц (должности и ФИО);

• стадия разработки НМД (см. ниже);

• номер и дата приказа о вводе НМД в действие (для утвержденных НМД);

• проблемы (риски) при разработке НМД;

• ожидаемая дата готовности НМД к утверждению;

• прочее.

В табл. 5.8.1 представлена одна из возможных форм графика разработки НМД и примеры ее заполнения.

_{Табл. 5.8.1. График разработки НМД}[117]