Большая книга директора магазина

• расхождения более 5 штук проверяются путем пересчета товара на всех складах и секторах назначенными лицами;

• при пересчете в сличительной ведомости ставится фактическое количество товара в графе «Факт. остаток»;

• в случае выявления ошибки в ведомости расписываются сотрудники, считающие данный товар первый раз, и сотрудники, проверяющие за ними, председатель комиссии;

• после проверки сличительные ведомости председатель комиссии передает системному администратору для внесения изменений и вывода окончательного результата инвентаризации.

С Инструкцией ознакомлены: перечень лиц, отвечающих за проведение инвентаризации.

Источник: Новоселова Н.А. Учет и контроль в розничном магазине. СПб.: Питер, 2006

Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что было выставлено дополнительно. Выставленный дополнительно товар учитывается как подсчитанный.

Подсчет . Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне. При этом подсчет необходимо произвести дважды:

первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;

второй пересчитывает, и, если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.

Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.

Распределение работы между проверяющими . Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.

Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.

Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.

В случае ручного ввода данных цифры вводятся, и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.

Контроль и подтверждение инвентаризации . Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий . По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме, и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством.

Несоответствия по возможности устраняются.

Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет покрыт весь ассортимент. Затем составляется полная ведомость несоответствий.

Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, так как отдельные ошибки могут остаться неучтенными. Кроме того, персонал, зная конкретные недостачи, может сознательно устраивать пересортицу, учитывая продажи пересчитанных позиций вместо неподсчитанных утерянных.

Инструкции по проведению инвентаризации . Процедура и периодичность проведения инвентаризации существенно различаются в разных магазинах. Зависит это, как мы уже рассмотрели, от специфики товара, количества ассортиментных позиций, режима работы магазина и степени автоматизации учета.

Конечно, инвентаризация сама по себе не уменьшит количество недостач. Однако строгий контроль – это основа порядка, возможность выявить причины недостач и изменить ситуацию.