Большая книга директора магазина 2.0. Новые технологии

Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части определяется количеством наименований товара, площадью магазина, количеством персонала, участвующего в инвентаризации, и степенью автоматизации данного процесса:

• маленький или средний магазин – весь ассортимент (полная инвентаризация);

• супермаркет или гипермаркет – часть ассортимента (выборочная инвентаризация)

В случае если инвентаризации подвергается не весь ассортимент, определяется количество наименований – такое, чтобы проверяющие сотрудники успели все проверить за выделенное время. Проверяемый ассортимент должен быть сосредоточен в одной зоне торгового зала.

В случае проведения выборочной инвентаризации необходимо определить периодичность проведения инвентаризаций для разных групп товаров. Периодичность может быть одинаковой, а может и различаться, если различаются риски появления недостач в разных группах товаров. К примеру, в магазине бытовой техники риск недостач стиральных машин намного ниже, чем риск недостач бритвенных приборов Соответственно, товары делятся на группы по степени риска, и для каждой группы устанавливается своя периодичность – один раз в месяц, в квартал, полугодие, год.

Подготовка к инвентаризации. Скорость и точность проведения инвентаризации напрямую зависят от ее подготовленности. В большинстве современных магазинов весь товар имеет штрих-коды, что значительно облегчает все процедуры учета: прием товара, его отпуск в торговый зал, списание и т. д. Инвентаризация путем считывания штрих-кодов заменяет обычный подсчет, сокращает время и количество ошибок Однако это не означает, что ошибок вовсе нет: случается, что какой-то товар так же, как и при обычном подсчете, пропускается или сканируется дважды.

В день инвентаризации и желательно за два-три дня до нее нужно запретить осуществлять какие бы то ни было перемещения товара из одного магазина сети в другой.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время магазина, зона, в которой сосредоточен ассортимент, изолируется от покупателей, склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента.

При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, а если инвентаризация проводится в рабочее время – и в том, что покупатели, имеющие товар проверяемого ассортимента, прошли через кассовый узел.

Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Начало инвентаризации. Непосредственно перед началом инвентаризации снимаются учетные остатки по проверяемому ассортименту Желательно, чтобы после этого не происходило никакого движения товара.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, после снятия учетных остатков возможно выставление товара по проверяемому ассортименту (если проверяются позиции, которые обязательно должны быть в продаже), но должен вестись строгий учет того, что выставлено дополнительно Выставленный дополнительно товар учитывается как посчитанный.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой), находящихся в зоне При этом подсчет необходимо произвести дважды:

• первый сотрудник считает товар в зоне и записывает подсчитанное количество на зона-листе;

• второй пересчитывает, и если количество совпадает, он оглашает его. Если же подсчитанные количества разнятся, то пересчет проводится в третий раз и на зона-листе записывается правильное количество.

Товар подсчитывается и в торговом зале, и на складе. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

Если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар сразу поступает в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определите количество зон для каждого сканирующего (проверяющего). Для этого необходимо общее количество зон разделить на число непосредственных участников инвентаризации.

Ответственный за проведение инвентаризации определяет, кто какие зоны будет сканировать. Сканирующее оборудование раздается персоналу.

Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены. В случае ручного ввода данных цифры вводятся и ввод подтверждается нажатием специальных клавиш на компьютере.

Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует просканированному количеству артикулов. Убедитесь, что все товарные единицы просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно – все товарные единицы подсчитаны только один раз Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным значениями. Несоответствия по возможности устраняются.