– Например, у вас есть час на подготовку к докладу. Закон Парето говорит, что при эффективной работе в течение 12 минут вы будете готовы к докладу на восемьдесят процентов. Главное, использовать ваши 12 минут, максимально концентрируясь на поставленной задаче. Остальные 48 минут вы сможете отдыхать.
– Но как же так получается? – удивилась Леночка.
– К примеру, если взять ваш 10-ти часовой рабочий день и применить к нему то же правило, то окажется, что есть два волшебных часа, когда вы можете справиться с основным объемом задач. Главное, не пропустить эти два часа, не потратить их на ерунду. Для этого нужно внимательно относиться к себе и понять, в какое время вы лучше всего работаете.
Есть люди – жаворонки, те, кто очень бодр и энергичен по утрам, тогда они могут встать пораньше и сразу приступить к делам. А есть люди, которым нужно время на то, чтобы проснуться и раскачаться. Это совы. Если вы сова, тогда вам надо в течение дня отследить тот период, когда вы продуктивны лучше всего. Если вы будете помнить про принцип Парето, можно очень сильно облегчить себе жизнь. Ученые говорят, что даже если посадить 100 семян, то 20 самых лучших из них дадут 80 процентов будущего урожая.
– Вот бы заранее знать, что это за 20 семян, – сказала Леночка. – Как их отличить от остальных 80.
– Остальные 80 можно было бы вообще не сажать, – хмыкнул Димка.
– Вот именно! С семенами этого сделать нельзя, но вот с распределением вашего времени – можно. Это сделать непросто, но вы справитесь, – сказал Алексей Викторович. – Например, есть одна очень хорошая методика управления временем.
Он взял бумагу и начертил координатную сетку. Две стрелочки – одна вверх, одна вправо, и разделил область страницы на четыре части. На одной стрелочке он написал слово «ВАЖНО», на другой «СРОЧНО».
– Смотрите, это называется – матрица Эйзенхауэра. Все наши дела можно разделить на четыре условных группы и распределить по этим квадратам. Есть дела важные и срочные – их называют «лягушки», есть дела важные и несрочные – это будут «слоны», есть срочные, но не очень важные – это «змеи», а есть не важные и не срочные – это «кролики».
– Прямо целый зоопарк у нас тут получился! – воскликнула Дуняша.
– Немного похоже, да, – засмеялся Алексей Викторович. – Ну, вот ваша задача – распределить все ваши дела по этой таблице. Какие дела у вас попадают в «лягушек»? Те, что нужно срочно сделать и отложить никак нельзя?
– Школа?
– Уроки онлайн?
– Все верно. А еще? – кивнул Алексей Викторович.
– Поход к врачу, – сказала Леночка. – Никак не отложить.
– Пожар, например, – добавил Димка. – Все бросишь и побежишь спасаться от огня и дыма.
– Да, да, все кризисные ситуации, которые требуют вашего немедленного вмешательства – сюда, – согласился бизнесмен. – Эти задачи нужно решать сразу, иначе они превратятся в большие проблемы. «Лягушки» бывают не слишком приятными, их хочется отложить, но делать этого нельзя. Есть даже в тайм-менеджменте такой прием – съесть «лягушку». Это когда собираешься с духом и делаешь необходимое, даже если это тебе не очень нравится. Зато потом можно вздохнуть с облегчением. Понятно?
– Понятно, – кивнули ребята.
А Димка добавил:
– Я бы хотел послушать про «слонов».
– О, «слоны» – это мои любимчики, – заулыбался Алексей Викторович. – Благодаря им мы можем управлять своей жизнью и добиваться высоких результатов. «Слоны» – это те дела, важные, но не очень срочные, которые нужно планировать. Ну, что вам приходит в голову?
– «Слон» – это наша цель заработать 30 тысяч, – сразу сказала Дуняша.
– Верно! А еще?
– Какие-нибудь обучающие курсы или иностранный язык.
– Точно!
– А еще планирование отпуска, – несмело вставила Леночка. – Если не отдыхать, то можно выгореть.
– Вы просто молодцы, – похвалил их Алексей Викторович. – Вся прелесть таких задач в том, что их можно делить на части и «съедать» по кусочкам, в отличие от «лягушек». Целиком слона никто не съест, поэтому так важно планировать. Представьте, что слон – это важный годовой экзамен. Если вы не будете готовиться к нему постепенно, то он превратится в отвратительную лягушку, но размером со слона. Деться вам будет уже некуда, разделить на части вы ее уже не сможете, но и целиком проглотить тоже.
– Это будет провал, – кивнул Димка.
– Именно! Скорее всего в итоге вы экзамен или не сдадите, или сдадите плохо. Но если бы вы «слона» делили и не забывали уделять этому время, то все получилось бы. То же самое с отпуском. Со здоровьем. С изучением иностранных языков. С бизнесом. Если не планировать свои действия заранее, то многие люди не справятся с такими большими задачами. А некоторые вообще при виде слона опускают руки и думают, что им ни за что в жизни такое дело не одолеть. Но бояться не нужно, нужно просто делать. Понемножку, по чуть-чуть, но делать.
– У нас еще остались «змеи» и «кролики», – сказала Леночка, глядя на рисунок.