Бухгалтерское дело

При изучении объема работы и способов ее выполнения особое внимание уделяется увязке бухгалтерского учета с оперативным или статистическим учетом, осуществляемым финансово-сбытовым, планово-производственным и другими отделами с целью устранения излишеств и дублирования в учетной работе. Работники этих отделов не всегда считают для себя обязательным пользоваться данными бухгалтерского учета, а иногда организуют параллельный учет, порождая тем самым дублирование. Необходимо создать такие условия, при которых была бы полная увязка работы учетного аппарата со всеми отделами, с которыми он сталкивается.

Изучение объема и содержания учетной и отчетной работы существующей организации учетного процесса значительно облегчается при наличии предварительных схем документооборота по каждому участку учетной работы или отдельным видам операций.

Названные схемы служат контрольным документом при размещении и распределении учетной работы и используются для разработки документооборота. Схемы облегчают выявление и устранение ненужной работы, а также обеспечивают возможность исключить возвратные и лишние движения документов, проверить целесообразность течения учетного процесса и разумно использовать технику учета и труд учетных и других работников, принимающих участие в учетном процессе.

Изучение учетного процесса и объема работы по этим схемам, а в отдельных случаях и ознакомление с работой исполнителей на месте позволяет более правильно установить и оценить содержание и объем работы каждого учетного работника, его загрузку, условия и сроки выполнения работы. Кроме того, по этим материалам изучается равномерность распределения работы во времени, зависимость одних исполнителей от других и применяемые ими приемы выполнения работы.

На основании данных такого изучения разрабатываются мероприятия по устранению обнаруженных недостатков в организации труда учетных работников и намечаются более целесообразные способы организации и планирования учетной работы.

Все замечания, соображения и предложения должны получать отражение на полях описей, схем документооборота или в отдельных записках. Эти материалы затем используются при разработке графиков работ.

Важнейшим вопросом при планировании учетной работы является правильное и равномерное распределение ее по срокам выполнения. Нецелесообразное и неравномерное распределение работы во времени относится к числу основных причин неритмичности в учетной работе, отсталости в учете и запоздалой отчетности.

Учетный процесс складывается из работ по учету и контролю хозяйственных операций в текущем порядке (текущий учет) и работ, выполняемых по окончании месяца, квартала и года.

В текущем порядке исполняются в течение месяца работы по приему, контролю и обработке поступающих от материально-ответственных и других работников первичных документов и отчетов, а также по записи из них данных в журналы-ордера, группировочные, накопительные и другие регистры. В том же порядке выполняются работы по производству расчетов с покупателями, поставщиками и прочими предприятиями, организациями, учреждениями, рабочими и служащими и составлению документов, связанных с этими расчетами.

По окончании месяца заканчиваются журналы-ордера и другие группировочные и накопительные ведомости; производится начисление амортизации основных средств, подготавливаются данные о выпуске продукции, об оказанных услугах и выявляется экономия или перерасход, полученные по производству; определяется результат от реализации продукции и материальных ценностей и выполняются другие работы, связанные с окончанием месячного цикла учета. Кроме того, производятся записи данных из журналов-ордеров в главную книгу, в аналитические счета и выполняются работы по составлению баланса и отчетных таблиц.

Завершение квартального цикла учета отличается от месячного не только своим объемом, но и рядом дополнительных работ, обусловливаемых обязательным уточнением расчетов, выявлением финансовых результатов, составлением отчетности и выполнением других работ, а также заключением (закрытием) учетных регистров за истекший год и подготовкой (открытием) регистров на новый операционный год.

Выполнение учетных работ в течение месяца предполагает определенную цикличность. Цикличность состоит из двух периодов, один из которых представляет учетный, второй – отчетный период. Учетный период включает в себя те дни календарного месяца, в течение которых протекает текущий учет и контроль хозяйственных операций. Отчетный период представляет собой те дни, в которые выполняются работы, связанные с окончанием месяца и учетом и контролем текущих операций за эти дни.