Человек-праздник. Как стать организатором ивентов

Следующий вопрос организаторам – о стоимости участия. Я уже упоминала, что это дело недешёвое и стоимость квадратного метра разная в разных городах. В Москве, например, на промышленных выставках стоимость квадратного метра составляет порядка 10-30 тысяч рублей.

Несложно посчитать, что стоимость аренды выставочной площади, допустим, шесть квадратных метров при цене 15.000 руб. за метр составляет 90.000 руб.

И здесь многое зависит от ваших целей и возможностей. Можно пригласить компаньонов в эту историю.

Учитывайте также, пожалуйста, что помимо стоимости площади, нужно будет обязательно на стенд заказывать дополнительные оборудование. Это мебель, электроподключение, свет, оборудование. То есть, оплатив просто аренду площади, вы получаете "кусочек" пола в павильоне. Сейчас в Москве и крупных городах в основном аренда площади – это именно аренда площади. В регионах кое-где всё ещё осталась возможность оплатить стоимость аренды и получить в аренду площадь с минимальным оборудованием. Но всё чаще площадь – это только площадь.

Обзорность стенда. Выбрав стенд и его расположение, определив площадь, вы понимаете, сколько будет стоить его аренда. Ещё один нюанс – это наценка за его обзорность. Стенд может быть линейным. Это значит, что три стороны его будут закрыты, а одна обращенная к посетителям будет открыта. Также стенд может быть угловой. Тогда открытыми будут две стороны. Обычная наценка к стоимости площади углового стенда составляет 10% от общей стоимости площади. Ещё один вариант – полуостровной стенд. Здесь закрыта только одна сторона. То есть, по сути, у стенда есть одна стенка из трёх. Остальные стороны открыты. Это улучшает обзорность и возможность подхода посетителей разных сторон, с разных выставочных аллей.

Чтобы оформить договор с выставочной компанией нужно быть зарегистрированным как индивидуальный предприниматель.

После выбора стенда, оформляется договор. Хорошо, если в него сразу будут внесены все условия, включая заказ дополнительного оборудования и услуг.

Договор можно изучить самому, но лучше, конечно, проконсультироваться с юристом.

После его подписания вносите оплату. И первый этап подготовки к выставке можно считать завершённым. Да, это только начало. Чтобы узнать всё тонкости заезда на выставку, нужно ознакомиться с руководством участника. Этот документ бывает опубликован на сайтах выставок. Либо присылается организатором непосредственно участнику. В нём собраны все явки и пароли.

Ещё в рамках подготовки подумайте вот о чем. Полезно будет разработать анкету/опросный лист. Поля для контактных данных (если у гостя нет визитки), 3-4 вопросов, которые после выставки помогут вам вспомнить, о чем общались.

Чтобы представлять себя на стенде, нужна подготовительная работа. Организаторы выставки проводят информационную работу по привлечению посетителей на выставку. Но своих потенциальных клиентов вы вполне можете пригласить и сами.

Для тех, кто что-то про вас знает, и никак не решится на покупку продукта или услуги у вас – хорошая возможность познакомиться с вами ближе, задать вопросы, подержать ваш продукт, может быть продегустировать услугу. Из моего опыта, каналами коммуникации и рассказа о вашем участии в выставке может стать почтовая рассылка, баннер в подписи, ваши социальные сети. Созваниваясь с потенциальными клиентами по телефону, можете предлагать личную встречу на вашем стенде на выставке.

И вот наступил день Х. Вы с партнёрами на стенде. Одному отработать всю выставку сложно, если не сказать невозможно. Будучи участником, вы имеете возможность обойти всю выставку, завязать полезные связи с другими участниками. Но если вы один, то тогда ваш стенд остаётся без присмотра на это время. Поэтому партнёрское участие хорошо не только с финансовой точки зрения.

В рамках выставок часто проходят конференции, круглые столы и т.п. И для участников они обычно включены в стоимость. Это ещё одна возможность для нетворкинга.

И вот выставка завершена, контакты собраны, раздаточные материалы розданы. Но это ещё не вся работа по выставке. По горячим следам нужно обработать собранные контакты. В идеале обзвонить всех, кто оставил визитки. Второй вариант написать каждому по электронной почте.

Визитки и контакты обязательно сохраняйте. Можно напомнить о себе через месяц, и потом ещё раз. Когда в вас возникнет заинтересованность, о вашем письме или звонке обязательно вспомнят.

Эк меня выставки-то включили… Вот что значит опыт более 14 лет. Не заскучали?

Вернусь к своей истории. Тасюше около полугода. Я с радостью совмещаю работу удалённую с мамской. Приехав с мелкой на выставку, понимаю, что могу горы свернуть. Всё как-то легко, хорошо. Мне 39 лет. Есть работа, которая кормит и радует, двое деток. Жизнь прекрасна. Что? Мужа нет, говорите? Так это только начало истории. Помните в фильме "Москва слезам не верит": "В 40 лет вам будет казаться, что вот сейчас начинается ваша жизнь!" Так оно и есть.

Глава 2

Май 2019 года.