Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Я уверена, что вы без особого труда увидели, что при тематической идентичности двух писем второе явно выигрывает по силе воздействия и убеждения.

За счет чего? Давайте разберемся.

Сравнивая письма, мы увидим различие в их объеме, содержании, лексике, стиле, характере.

Все это в общем можно свести к двум различиям:

1) в содержании основной части письма;

2) в форме, стиле подачи информации.

Посмотрим подробнее…

Содержание и порядок его подачи в убеждающем письме

Для того чтобы ваше письмо звучало убедительно для вашего адресата, в нем обязательно должны быть три смысловых компонента.

1. Четкое сообщение о том, что вы предлагаете.

2. Информация о том, какую пользу получит адресат от вашего предложения (какие проблемы сможет решить).

3. Аргументы в доказательство ключевых положений вашего письма.

Посмотрите, именно эти компоненты придают смысловой весомости второму письму.

Таблица 2. Реализация смысловых компонентов в письме

Для того чтобы аргументы и другие положения вашего письма хорошо воспринимались адресатом, обратите внимание на следующее.

Практика успешных случаев утверждает, что при подаче тезисов и аргументов обязательно следует учитывать их количество и последовательность расположения.

• Количество аргументов должно быть не менее трех, но не более семи. Восьмой аргумент «ЗА» может стать первым аргументом «ПРОТИВ».

• Предпочтительная последовательность расположения аргументов должна учитывать особенности восприятия человеком информации.

Человек обычно сосредотачивается на фактах, которые были в начале и в конце последовательности. Поэтому аргументы лучше располагать так (рис. 9).

Рис. 9. Расположение аргументов

Наряду с содержанием письма на силу и степень убедительности влияет также форма, или стиль письма.

Если мы еще раз посмотрим на второе, убеждающее, письмо и попробуем выделить особенности формы подачи информации, то без труда заметим, что в нем активно используются элементы, которые можно назвать «фишками» (по причине их разнородности и определенной несамостоятельности):

• цифры, имена, конкретные ссылки;

• повышенное внимание к личности адресата (неоднократное обращение по имени, указание на исключительность адресата);

• доверительный стиль (выражение личного мнения; использование слов «я», «мы» вместо «наша компания»; употребление эмоционально окрашенной, эмоциональнопозитивной лексики);

• информация об имеющемся позитивном опыте.

Эти моменты не обладают самостоятельной значимостью. Но благодаря их использованию возникает особое звучание письма, обладающее ощутимой силой воздействия.

«Фишки», повышающие убедительность

Фишка первая. Конкретика

Информация по конкретной ситуации:

• цифры;

• даты;

• имена;

• точное наименование (документов, товаров, компаний и пр.).

Любое деловое предложение, содержащее конкретную информацию, звучит более убедительно, чем письмо с общими описаниями и фразами.

Сравните:

Используйте конкретную информацию – этим вы повысите степень интереса и доверия к вашему деловому предложению!

Фишка вторая. Внимание к личности адресата

• Обращение к адресату по имени.

• Указание на исключительность адресата.

Обращение к адресату по имени

Любое деловое письмо, начинающееся с персонального обращения, звучит более выигрышно, чем письмо без персонального обращения!

Сравните:

Повторное обращение к адресату по имени в тексте письма влияет на лояльность адресата и активизирует внимание.

Сравните:

Указание на исключительность адресата

Указывая в письме на исключительность адресата, мы демонстрируем нашу осведомленность и внимание. И этим косвенно влияем на степень лояльности и доверия к нам и нашему предложению.

Сравните:

Проявляйте искреннее внимание к вашему адресату, транслируйте вашу заинтересованность в нем и осведомленность о его деловых интересах.

Фишка третья. Стиль письма

• Первое лицо (я, мы).

• Действительный залог.

• Позитивная лексика.

• Эмоционально окрашенная лексика.

Первое лицо (я, мы)

Письмо – деловое предложение, написанное от первого лица (я, мы), звучит более доверительно и эмоционально, чем письмо, написанное «компанией».

Сравните:

Действительный залог

Прежде чем проиллюстрировать влияние действительного залога на степень выразительности делового предложения, поясню: речь идет о глаголах. В русском языке у глагола есть две формы залога.

1. Действительный (или активный).

2. Страдательный (пассивный).

Об одном и том же действии можно написать по-разному.

Страдательный залог придает тексту более официальный, дистанцированный, обезличенный характер. И поэтому чаще используется в переписке, где важно соблюдать формализованный, официальный стиль общения.