Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Если что-то из моего ответа требует дополнительного пояснения, пожалуйста, напишите или позвоните – я обязательно Вам отвечу».

И только теперь, ответив клиенту по существу, можно перейти к комментариям к эмоциональному аспекту.

Шаг 4. Используя постскриптум, проговорите свое отношение к некорректному стилю письма.

«Р. S. Настоятельно прошу Вас в дальнейшем общении воздерживаться от нецензурной лексики и обсуждать и решать вопросы в корректной форме».

Алгоритм ответа на агрессивные письма достаточно универсален. А вот характер ответа может быть разным. Это зависит от позиции, которой вы будете придерживаться.

Вариант № 1. Вы отвечаете по сути заданного вопроса, не выходя за рамки общепринятой вежливости.

Вариант № 2. Вы отвечаете по сути заданного вопроса в рамках общепринятой вежливости и при этом высказываете свою заинтересованность в решении возникшей проблемы.

В зависимости от выбранных вариантов письма тоже будут разные.

Сравните сами:

Какой из вариантов предпочесть?

Выбор – за вами!

А мне в этой ситуации осталось дать два сопутствующих комментария:

• о реакции на использование клиентом в деловой переписке ненормативной лексики;

• о постскриптуме в электронном деловом письме.

Как реагировать, если клиент использует в деловом письме ненормативную лексику?

Вопрос 1: Стоит ли реагировать?

Ответ 1: На ненормативную лексику клиента реагировать стоит. В противном случае мы транслируем клиенту, что с нами (и нашей компанией) допустимо общаться в подобном стиле.

Вопрос 2. Если реагировать, то как?

Ответ 2: Это зависит от ситуации.

Иногда бывает достаточно корректной просьбы – и клиент уже не позволяет себе словесной грубости.

Варианты корректных просьб.

• Пожалуйста, постарайтесь не употреблять некорректной лексики. Она не способствует конструктивности в решении вопроса.

• Просим Вас придерживаться нормативной лексики при ведении деловой переписки.

• Пожалуйста, воздержитесь от использования табуированных для деловой переписки выражений.

• Будем благодарны, если Ваши письма не будут содержать вульгарных и ненормативных слов.

Если же клиент игнорирует просьбы и намеренно использует в своих письмах нецензурную лексику, можно прибегнуть к другому варианту.

Более категоричные фразы и действия.

• Убедительно просим Вас в официальной переписке, которую Вы ведете с нашей компанией, избегать употребления ненормативной деловой лексики. В противном случае мы оставляем за собой право не отвечать на Ваши письма.

• Настоятельно рекомендуем Вам в переписке с нашей организацией избегать употребления ненормативной деловой лексики.

• Информируем Вас о том, что в дальнейшем мы оставляем за собой право не отвечать на письма, содержащие грубые или вульгарные выражения в адрес компании и ее персонала.

О постскриптуме в электронном деловом письме

Постскриптум в электронном деловом письме обычно используют:

• для повторного акцентирования внимания адресата на важной информации, о которой шла речь в самом письме;

• для сообщения важной информации, которая напрямую не связана с логикой письма;

• как часть делового письма, в которой можно затронуть неформальные вопросы.

Обратите внимание!

В электронном письме постскриптум следует помещать перед блоком контактной информации.

Вероятность того, что адресат прочтет информацию, помещенную после подписи, крайне мала!

Судите сами: у какого варианта постскриптума больше шансов быть прочитанным?

Итак, мы разобрались с первой ситуацией «трудных» писем. Теперь у вас есть инструмент, который можно использовать при работе с агрессивными письмами.

Давайте посмотрим на вторую «трудную» ситуацию.

Письмо-отказ

Ситуация, когда клиент просит нас о чем-либо, а мы не можем эту просьбу удовлетворить.

В чем обычно заключается трудность?

• Мы не можем пойти на уступки адресату («хорошему», надежному, постоянному).

• Нам неприятно отвечать отказом.

• Нам важно сохранить расположение и лояльность адресата.

Как эти трудности преодолеть?

1. Важно иметь четкую внутреннюю деловую позицию.

2. Полезно знать алгоритм корректного отказа.

А теперь немного подробнее.

Как написать письмо-отказ

Итак, для того чтобы написание отказа не вызывало у вас внутреннего напряжения, важно осознать следующее:

1. Вы работаете в бизнесе.

2. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели.

3. Цели сторон не всегда совпадают.

4. Важно поддерживать взаимное уважение и понимать, что каждый имеет право на свои интересы.

5. Вы представляете деловые интересы своей компании.

6. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай.

7. Более того, это распространенная ситуация, с которой важно научиться грамотно работать.