Деловая переписка: учебное пособие

Написания сложных существительных и прилагательных с числительными в составе

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся: 150-летие; 3-этажный дом; 1-, 2-, 3-секционный дом.

Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор.

Знак «%» при нескольких числах ставится только один раз, например, 50, 60 и 70 % (неправильно: 50 %, 60 % и 70 %).

Сочетание знаков препинания

Если в начале или в конце предложения, которое нужно выделить в кавычки, стоят слова, уже заключенные в кавычки, то рядом дважды кавычки не ставятся. Например: В телеграмме было сказано: «Трубы предоставит комитет «Новосибгорресурс».

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек.

Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающейся скобки.

Наиболее часто употребляемые сокращения слов

бульвар – бул.

год, годы – г., гг. (при цифрах)

город, города – г., гг.

господину – г-ну

гражданин, граждане – гр-н, гр-не

гражданка, гражданки – гр-ка, гр-ки

железная дорога – ж.д.

железнодорожный – ж. – д.

жилмассив – ж/м

исполняющий обязанности – и.о.

и другие – и др.

и прочие – и пр.

и так далее – и т. д.

и тому подобное – и т.п.

магистраль – маг.

микрорайон – м/р

миллиард, миллиарды – млрд (после цифрового

обозначения)

миллион, миллионы – млн (после цифрового обозначения)

область – обл.

озеро – оз.

площадь – пл.

переулок – пер.

поселок – пос.

проспект – пр.

пункт, пункты – п., пп.

река – р. (но реки)

улица – ул.

экземпляр – экз.

Информативность и убедительность делового письма

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Дополнительные сведения могут быть приведены в приложении. Одновременно письмо должно быть убедительным независимо от того, кому оно направляется. Основным условием убедительности письма является его доказательность. Точные даты, бесспорные факты особенно важны, если необходимо разобраться в трудном вопросе. Убедительность письма зависит от умения составителя выразить интересы той организации, куда он обращается.

Этикет в деловой переписке

В мировой практике к настоящему времени сложились устойчивые правила поведения и общения в официальных ситуациях. В деловой переписке приняты определенные формы обращения, изложения просьб, выражения признательности, аргументации. Официальный этикет регламентирует и выбор слов, и построение фраз. Например: в деловой переписке используется обращение «Уважаемый…», при этом запятая после обращения придаст письму более будничный и личный характер, а восклицательный знак подчеркнет значимость и официальный тон письма.

Обращение «Уважаемые коллеги» применяется по отношению к лицам одной профессии.

Вводные конструкции в письме смягчают категоричность изложения и тем самым вносят непринужденность в официальное письменное общение. Например: Комитет просит, если это возможно, выслать методический материал.

В современной деловой переписке не принято употреблять местоимение «я». Вместо «Я прошу…» нужно писать «Прошу…», вместо «Я выполнил…» пишут «Мною выполнено…».

Основные требования к тексту деловой переписки

Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Прежде всего, изложение должно быть объективным. Кроме того, оно должно быть нейтральным по стилю. В официальных письмах не допускаются иронизирование, грубость. Не следует впадать и в другую крайность – использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Неуместны в деловых письмах обороты типа «Не откажите в любезности…». Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Часто встречаемые ошибки в текстах деловых писем

Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых писем.

Письмо не должно дублировать другой, уже стандартизированный документ. Нет необходимости в составлении письма, удостоверяющего личность сотрудника в его служебной командировке, если существует форма командировочного удостоверения, когда достаточно ограничиться пропуском или паспортом и устной информацией.

В связи с тем что на бланке письма отведено специальное место для указания связи между предыдущим и последующим письмом, не следует текст письма начинать с повторения того, что уже отражено в индексах, дате отправления и теме предыдущего псиьма. Излишне указывать наименование предприятия рядом с должностью лица, подписавшего письмо, поскольку это уже указано на бланке или в прямоугольном штампе, поставленном в левом верхнем углу письма.

Синтаксические ошибки