Деловая переписка: учебное пособие

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма

включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мы пишем в связи с … (We are writing in connection on with …);

Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать … (We are interested in … and we would like to know …)

и т. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (We would advise …);

С удовольствием сообщаю, что … (It is my pleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)

и т. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …); Пожалуйста, сообщите … (Please let me know if …); Я был бы рад узнать … (I should be glad to know if …)

и т. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of

(date) …);

Мы получили Ваше письмо (дата) … (We have received your letter of

(date) …)

и т. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

Очень любезно с Вашей стороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобы поблагодарить Вас за … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);

Благодарим за Ваш большой вклад в … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for your

help …)

и т. п.

Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (We must apologise for …); Мы извиняемся за … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что … (We are extremely sorry for …);

Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)

и т. п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

Буду ждать Ваш ответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

С нетерпением жду ответа … (Looking forward to hearing from you …)

и т. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hope that this information will help you);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, do not hesitate to contact me if you need any further information)

и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly

Faithfully yours

Truly yours

Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».