Деловая переписка: учебное пособие

Если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копию двух сторон листа).

Для документов с грифом ограниченного доступа указываются адресаты всех экземпляров. Например:

Семенова 925-83-54

Экз. 1 – в адрес

Экз. 2 – в отдел 04

Экз. 3 – в отдел 06

Реквизит 28 – Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Проставляется сразу после решения вопроса и отправления ответа. Состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – кратких сведений об исполнении; слова «В дело»; номера дела, в которое документ будет подшит; кратких сведений об исполнении документа; подписи, даты. Например:

В дело 24/5. Ответ 03-5/88 от 07.05.2005

08.05.2005     подпись   И. Иванко

Или

Решено протоколом согласования 12.08.2005 Вдело 03–05.

16.01.2005     подпись   М. Черняк

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

Реквизит помещается на нижнем поле первой страницы документа.

Реквизит 29 – Отметка о поступлении документа в организацию.

Проставляется при получении документа в нижнем правом углу первой страницы, допускается отметку проставлять специальным регистрационным штампом. Этот реквизит включает порядковый номер и дату получения документа (является началом отсчета срока исполнения полученного документа), при необходимости – часы и минуты. Например:

Вх. № 0001

03.02.2005

Реквизит 30 – Идентификатор электронной копии документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Схема расположения реквизитов служебного письма представлена на рис. 1.

Рис. 1. Расположение основных реквизитов на бланке служебного

письма

Бланки делового письма

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда. Бланк придает информации официальный характер.

При получении документа, адресованного организации, основное внимание, безусловно, уделяется существу содержащейся в нем информации, однако неизбежно внимание фиксируется и на внешнем виде документа – качестве бумаги, использовании цвета, дизайне логотипа, начертании шрифтов, композиции надписей бланка. По этим признакам складывается впечатление о корреспонденте, степени его солидности, престижности. Необходимо стремиться к созданию запоминающегося бланка, способного оставить благоприятное впечатление об организации, отражающего не только определенную информацию об организации, но и ее стиль. Документы на хорошо оформленных бланках являются составной частью имиджа организации, его своеобразной визитной карточкой.

Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены следующими документами: 1) ГОСТ Р. 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; 2) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Росархива 27.11.2000 № 68.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации может включать:

• Государственный герб РФ или герб субъекта РФ (только для государственных предприятий);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылку на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа (при необходимости).

ГОСТ Р. 6.30-2003 предусматривает расположение реквизитов бланка в двух вариантах: продольным и угловым.

В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль и их выравнивают либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизитов они занимают площадь 73 х 88 мм в левом углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой (до семи строк) объем; использовать для таких документов формат А4 нерационально.