День управления стрессом

Верхушка I-образного распорядка дня – это время создания плана предстоящего рабочего дня. В эти 10–15 минут вы должны определиться с теми делами, которые уже назначены, и очень точно оценить необходимое для них время. Важно не забыть учесть время на дорогу, если вам придется куда-то поехать.

Запишите все ожидаемые или предсказуемые события. Они могут случиться с разной долей вероятности, но вы должны быть к ним готовы и отвести на это время. Сюда относятся телефонные звонки, переписка с клиентами и т. п.

И очень важно заранее, прямо с утра выделить в своем плане время для обеда и разминки. Тогда потом вы не сможете сослаться на свою занятость. Потому что организованные люди успевают позаботиться не только о своевременном выполнении задач, но и о своем самочувствии, от которого в немалой степени зависит эта результативность.

Вняли? Мне все равно, где вы найдете 20–30 минут на обед и 5–10 минут на мини-гимнастику: перестанете посещать курилку, закроете все чаты, будете реже звонить друзьям, научитесь печатать «вслепую» или станете принимать таблетки для улучшения мозговой деятельности, но вашему организму эти перерывы очень важны. Договаривайтесь с ним!

И не пытайтесь записать обед и разминку в блок «ожидаемых событий»! Если вы хотите повысить личную эффективность, считайте их «уже назначенными».

Еще один важный пункт – запланировать время, свободное от дел. Нет, не для отдыха на работе! А для выполнения неожиданных или срочных заданий. Это будет ваш неприкасаемый запас, резерв, ваше секретное оружие против неожиданностей. Ведь если ваш день расписан по минутам, у вас нет права на ошибку, стояние в пробке, затягивание переговоров, опоздание партнеров и т. п. Вы должны отвечать за все. Но это обычно приводит только к стрессу и ощущению потери контроля над ситуацией и полной беспомощности. Не очень похоже на самодовольное проставление галочек напротив выполненных в срок дел?

Поэтому оставьте 30 % вашего рабочего времени на непредвиденные обстоятельства. А если таких не случится, просто продолжите делать свои дела. Подозреваю, у вас больше задач, чем копать «отсюда и до обеда» и вам всегда есть, чем заняться. Или, если уж вы все выполнили, а новые задания вы, как Джеймс Бонд, получите только завтра, просто пойдите пораньше домой. Чем не бонус?

Самое важное – найти утром время для этого 15-минутного планирования. Проще всего сделать это за чашкой кофе, пока все еще втягиваются в работу, или приходить в офис за 15 минут до начала официального трудового дня. В это время вас уж точно никто не будет отвлекать.

Середина I-образного распорядка дня – это весь ваш рабочий день, т. е. время, когда вы исполняете свои трудовые обязанности и осуществляете свои трудовые права. Этот этап начинается почти сразу же после завершения первого и продолжается 8–9 часов, когда вы непрерывно контролируете себя и свой план: отмечаете перемены, меняете отведенное на некоторые дела (кроме обеда и разминки!) время, переставляете, добавляете и вычеркиваете задачи и действия.

Регулярный контроль поможет вам научиться более четко планировать свои рабочие дни и больше дел переносить из блока «ожидаемых» в «назначенные». Ведь, положа руку на сердце, ваши дни в офисе не так уж сильно отличаются друг от друга?

Так, контролируя и редактируя свой план, вы доберетесь до основания буквы I, которое предполагает (конечно!) подведение итогов всех задач дня. Более подробно мы поговорим об этом, когда доберемся до вечера. Продолжение следует…

Хочу сказать еще пару слов о том, как лучше планировать день. Понятно, что вы должны учитывать ваши рабочие задачи и расписание руководства, а также назначенные планерки и совещания. Но самое важное – принимать в расчет ваши биологические часы. Хиллари Клинтон однажды в одном из интервью сказала: «Первый урок, который я усвоила в жизни, заключался в следующем: чем бы ты ни занималась, всегда нужно брать в расчет свои биоритмы».

Большинство работников самым продуктивным рабочим временем считают утро с 9:00 до 12:00. Они отмечают, что в утренние часы голова работает лучше и им проще сосредоточиться. Наиболее малоэффективным периодом чаще называют вечерние часы – с 18:00 и позже, когда «голова уже не та» (по результатам исследования, проведённого без сомнения заслуживающим доверия порталом).

Наверняка вы сами знаете, когда ваша активность максимальна. Это зависит и от вашего режима дня, и от физиологических особенностей, и от условий работы. Вот на это «идеальное» время планируйте те дела, которые требуют сосредоточенности, освоения нового или работы с большим объемом информации. На энергетические «провалы» оставьте задачи полегче: обзвон клиентов, переписку, механическую работу с документами.

Если вы самоанализ не ваш конек, и сходу назвать пики и спады вашей активности вы затрудняетесь, то придется завести еще одну полезную привычку. Начертите обычный график, на котором разными цветами каждые два часа отмечайте уровень физического, интеллектуального и эмоционального тонуса. Отвечайте себе на вопросы: