Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», «ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя».

Таким образом, руководитель отвечает за организацию работы с трудовыми книжками, а конкретное должное лицо кадровой службы несет ответственность за правильность выполнения этой деятельности.

В приказе о назначении ответственного за учет, хранение и выдачу трудовых книжек также следует указать, кому будут передаваться полномочия на время отсутствия основного работника. Допускается назначать ответственным за ведение кадрового делопроизводства и за учет, хранение и выдачу трудовых книжек одно и то же лицо. Оформлено это может быть одним или разными приказами, с которыми работник должен быть обязательно ознакомлен под роспись.

Ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства

Трудовое законодательство – это совокупность правовых актов РФ, содержащих нормы, регулирующие отношения между работником и работодателем.

Трудовое законодательство включает в себя законы и подзаконные акты. Самым значимым законом является Трудовой кодекс Российской Федерации, который содержит наиболее широкий комплекс норм в сфере труда, кадровой деятельности и деятельности по управлению персоналом, которые являются обязательными для соблюдения работодателями – юридическими лицами всех форм собственности и работодателями – физическими лицами.

Отдельным сферам деятельности и отдельным аспектам трудовых отношений могут быть посвящены специальные правовые акты, которые раскрывают, конкретизируют, дополняют нормы Трудового кодекса РФ, но не противоречат ему.

Соблюдение любых правовых норм трудового законодательства подразумевает:

– своевременное издание необходимых документов (документов, названных в правовых актах РФ);

– выполнение обязательств и обязанностей, установленных трудовым законодательством;

– соблюдение сроков и процедур при осуществлении каких-либо действий с работниками;

– осуществление мер, нацеленных на обеспечение прав и свобод субъектов трудовых отношений и др.

За несоблюдение (нарушение) норм трудового законодательства работодатель может понести административную, гражданско-правовую, уголовную или материальную ответственность.

Административная ответственность работодателя определена в статье 5.27 КоАП «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права».

В соответствии с этой статьей ответственность работодателя наступает в следующих случаях:

– нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (предупреждение или наложение административного штрафа от 1 до 5 тысяч рублей – на должностных лиц и на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 30 до 50 тысяч рублей – на юридических лиц);

– повторного нарушения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если уже было наложено административное наказание за аналогичное нарушение (дисквалификация на срок от одного года до трех лет или административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для должностных лиц; административный штраф от 10 до 20 тысяч рублей – для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 75 тысяч рублей – для юридических лиц);

– фактического допущения к работе сотрудника без заключения с ним трудового договора и признания отношений с ним трудовыми (административный штраф от 3 до 5 тысяч рублей – на граждан, от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц);

– уклонения от заключения трудового договора, заключения вместо трудового гражданско-правового договора, ненадлежащего оформления трудового договора (наложение административного штрафа от 10 до 20 тысяч рублей – на должностных лиц, от 5 до 10 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 50 до 100 тысяч рублей – на юридических лиц);

– повторных административных нарушений, связанных с фактическим допущением к работе без заключения трудового договора, и нарушений, связанных с заключением/незаключением трудового договора, если за аналогичные нарушения уже было возложено административное взыскание (наложение административного штрафа в размере 5 тысяч рублей – на граждан, от 30 до 40 тысяч рублей – на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица; от 100 до 200 тысяч рублей – на юридических лиц, дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет – для должностных лиц);