Эффективный управляющий

Руководитель одной крупной компании как-то пожаловался мне, что в течение двух лет работы в должности директора у него не было ни одного свободного вечера, за исключением Рождества и Нового года. Все вечерние встречи и ужины в ресторанах имели деловой функциональный характер и буквально поедали его время. Никакой возможной альтернативы он не видел. Касалось ли дело торжественных проводов на пенсию сотрудника-ветерана или встречи с губернатором штата, в котором эта компания была коммерчески заинтересована, наш руководитель был обязан присутствовать. Он не питал никаких иллюзий относительно пользы мероприятий для его компании или себя лично. Тем не менее он должен был быть их постоянным участником и рассыпаться в любезностях.

Подобные «поглотители времени» сопровождают жизнь и деятельность любого управляющего. Действительно, когда звонит по телефону важный клиент, коммерческий директор не вправе сказать: «Я занят». Он должен вежливо выслушать все то, о чем повествует клиент, даже о результатах игры в бридж в прошлую субботу или о шансах поступления его дочери в престижный университет. Администратор больницы должен присутствовать на всех собраниях коллектива, иначе все сотрудники больницы, от лучших хирургов до технических работников, подумают, что он ими пренебрегает. Чиновник государственного учреждения должен по первому требованию дать справку конгрессмену, если даже тот может гораздо быстрее получить необходимые сведения из находящегося под рукой телефонного справочника или ежегодника. Нередко управляющие тратят все свое рабочее время на выполнение подобных функций.

Управляющие младшего звена находятся не в лучшем положении. Их тоже буквально бомбардируют заданиями, которые поглощают их время и практически ничего не дают взамен. Выполнением этих заданий, однако, нельзя пренебречь.

Таким образом, управленческий труд связан с обязательным расходованием большого количества времени на выполнение обязательных заданий, не носящих продуктивный характер.

Тем не менее решение задач, стоящих перед управляющими, пусть даже с минимальной эффективностью, требует от них больших затрат времени. Отсюда, если вы не достигаете этой минимальной эффективности, то ваше время тратится абсолютно впустую. Ничего не достигнув, вам придется начать все сначала, и этот процесс может повторяться неоднократно.

На написание первого варианта делового отчета может потребоваться, например, шесть – восемь часов. Вряд ли будет возможным выполнить эту работу за семь часов, уделяя ей два раза по пятнадцать минут в течение трех недель. Чаще всего в результате такой работы появляются лишь разрозненные листки, на которых записаны какие-то неясные мысли. Если же запереться в кабинете, отключить телефон и целиком уйти в работу, то вполне возможно за пять или шесть часов написать то, что я называю «нулевым вариантом», то есть непосредственным предшественником первого. С этого момента можно выполнять работу небольшими порциями, переписывать, исправлять и редактировать раздел за разделом, абзац за абзацем и предложение за предложением.

Все это справедливо и в отношении научно-технических исследований. Надо начать с того, чтобы уделить от пяти до двенадцати часов подряд наладке аппаратов и выполнению хотя бы одного цикла задания. Прерывистость в работе приводит лишь к необходимости повтора операций.

Таким образом, работники интеллектуального труда, и особенно управляющие, должны научиться распоряжаться своим временем укрупненными блоками. Дробление же времени не приведет к желаемому результату, даже если общее его количество, имеющееся в вашем распоряжении, достаточно велико.

Этот тезис особенно актуален в отношении времени, затрачиваемого на работу с людьми, а именно такая работа – центральное звено в деятельности управляющего. Люди тратят время, и большинство из них впустую.

Уделение нескольких минут на деловое общение с окружающими просто непродуктивно. Чтобы добиться каких-либо результатов, следует уделять этой стороне дела какой-то определенный отрезок времени. Те руководители, которые думают, что могут обсудить планы, направления и качество работы своих подчиненных в течение пятнадцати минут (а многие должностные лица именно так и думают), просто обманывают себя. Для более или менее глубокой проработки этих вопросов необходим по крайней мере час, на практике же на это уходит намного больше времени. Установление «человеческих отношений» требует еще более значительных временных затрат.