Научным руководителем экспедиции Казарина назначили заместителя декана факультета, доктора исторических наук, академика РАН – Борисоглебова Геннадия Петровича. Этот ученый, честный и порядочный человек, всегда принципиально подходил к результатам раскопок, его интересовала только наука, ради которой он трудился всю сознательную жизнь, не смешивая интересы науки с политикой и внутренними разногласиями между противоборствующими группировками ученых и преподавателей.
Когда стал вопрос о назначении научного руководителя, Борисоглебов сам изъявил желание, мотивируя это повышенным интересом к концепции Казарина. Он давно его знал, как честного и порядочного человека, талантливого кандидата, несмотря на то, что Казарин постоянно откладывал подготовку докторской. Борисов верил преданности Казарина науке и с самого начала не воспринимал его концепцию, как авантюру или научный популизм.
Казарин относился к Геннадию Петровичу уважительно, и считал его покровителем во многих научных дискуссиях. Для Борисоглебова главное – истина, нацеленность на результат научного эксперимента. Эти черты характера были и Николаю Павловичу.
В начале подготовки экспедиции необходимо было принять человека на должность заместителя начальника экспедиции по хозчасти, который бы занялся вопросами приобретения необходимой техники и инвентаря. Это ускорило бы процесс подготовки и разгрузило Казарина от хозяйственных хлопот, а он мог бы заняться формированием команды. Помня о том, как в состав экспедиции по поиску «золотого эшелона» он принял человека, работающего на бандитов, Казарин договорился со знакомым полковником полиции, работавшим в Главном управлении МВД о проверке по базе каждого, кто будет принят в отряд.
Вскоре на должность зама по хозчасти ему рекомендовали Индиенко Валерия Ивановича, которого знал коллега по кафедре, проработавший много лет с Казариным. Поскольку они доверяли друг другу, то рекомендуемый претендент на должность завхоза не вызывал у Казарина ни малейшего подозрения. Индиенко имел вид делового человека с присущей хваткой, его резюме было безупречно. Проверка по полицейской базе данных показала, что «Валерий Иванович Индиенко не привлекался, не замешан, не нарушал и не проходил свидетелем».
Экспедиция должна была отправиться на место раскопок в конце июля, чтобы до октября провести основную часть работ, а в случае если этого времени не хватит то задержаться на месяц другой, доведя ее хотя бы до промежуточного результативного варианта. Для проведения раскопок экспедиции были необходимы: три вагончика-бытовки, два снегоболотохода ГАЗ-34039-32, грузоподъемностью 2,0 т каждый, две дизельные электростанции по 50 киловатт мощностью, емкости с топливом, которого должно хватить на восемь месяцев круглосуточной работы. Для проведения раскопок в условиях начинающейся полярной ночи нужен был надувной тент и теплогенератор. Казарин хотел приобрести спутниковый телефон для связи с внешним миром, ведь сотовой в районе раскопок нет, хотя в Тикси она работала отлично.
В целях минимизации расходов по приобретению и доставки в Тикси техники и инвентаря Индиенко предложил закупить все это в одной из компаний Якутска и отправить груз по реке Лене до Тикси на самоходной барже. Экспедиция в полном составе может прилететь в Тикси на самолете к сроку доставки заказанного груза в порт. Он убедил в этом Казарина, показав ему прайс-лист якутской компании, в котором цены были значительно ниже столичных. При этом он убедил Казарина в высокой надежности якутских партнеров.
Казарин лично связался с директором якутской фирмы по номеру телефона, который любезно предоставил Индиенко. Тот выслала в адрес начальника экспедиции договор поставки по почте, который и подписал Казарин. Все было сделано без задержек и волокиты, что несомненно радовало Николая Павловича и не вызвало у него ни малейшего подозрения. Он поблагодарил Индиенко за оперативность и выразил намерение премировать его по завершении экспедиции.
Поручив Индиенко подобрать в состав экспедиции человека по обслуживанию дизельных электростанций и двух водителей вездеходов, Николай Павлович приступил к формированию основного состава экспедиции. Виктор выполнил обещание и московский благотворительный фонд вскоре взял на себя все расходы по финансированию экспедиции. Казарин сам готовил смету раскопок и часть затрат взял на себя лично. Он считал, что, получив солидную сумму за находку исторического клада – «золотого эшелона», может и должен профинансировать часть затрат экспедиции.
После победы одержанной Казариным на заседании ученого совета, желающим отправиться с ним в экспедицию не было отбоя. Николай Павлович взял в состав приятеля с кафедры древних языков Алексея Николаевича Трунова, который настойчиво просился в экспедицию. Зачислили еще двух доцентов кафедры археологии, несколько преподавателей и аспирантов. Остальная часть экспедиции состояла из студентов, которые всегда «рвались» в любую экспедицию.