Экстремальный тайм-менеджмент

– Я вижу только радикальное решение – выключить все напоминания о почте, на телефон поставить автоответчик, а на стол – табличку «Не беспокоить, убью». Только такой вариант в моем случае совершенно точно не пройдет.

– А куда ты денешься? Это как раз лучший вариант. Чтобы избавить себя от сомнений, просто бери и делай, вместо того чтобы мучительно думать, пройдет это или нет. Итак, следующее задание – посмотри свой план на день и встрой в него специальные рабочие блоки. Время, когда ты изучаешь что-то новое или делаешь сложную аналитическую работу. Время, когда отвечаешь на звонки и почту. Время для работы с клиентами в зале. Чаще всего эти ситуации повторяются в одно и то же время, поэтому постарайся запланировать их.

– Я, конечно, сделаю, раз ты сказал. Только не очень понимаю, как это мне поможет, – я сильно сомневался в том, что предложение Макса так распланировать день подойдет мне.

– Давай я расскажу тебе одну историю. В Великобритании проводили опыт с участием студентов. Их разбили на две группы и дали всем одинаковое задание – решить задачу А средней сложности. Ее решение занимало около 40 минут. В процессе выполнения задания первой группе студентов предложили покурить марихуаны, а затем – продолжить решать задачу.

«Эх, повезло студентам!» – подумал я. Макс тем временем продолжал:

– А второй группе вместо марихуаны начали во время решения задачи названивать по телефону, присылать эсэмэски. Предлагали им попить чай или кофе, от которых они не отказывались, и продолжали разными способами отвлекать. В процессе эксперимента производились замеры активности мозга. Выяснилось, что эффективность интеллектуальной деятельности человека, которого в процессе решения задачи постоянно прерывают на мелкие дела, в несколько раз ниже, чем у человека, который покурил марихуану. О чем это говорит?

– Нужно курить марихуану! – выдал я, и мы вместе засмеялись.

В дальнейшем Макс объяснил, что любое – даже самое незначительное прерывание вроде минутного разговора по телефону – очень сильно влияет на мою текущую эффективность.

– Для того чтобы выйти на пик своей эффективности в решении какой-либо задачи, требуется около 30 минут. Но самое неприятное, если через 10 минут тебя кто-то отвлекает даже совсем ненадолго – например, телефон звонит, и ты отвечаешь… Тогда тебе снова требуется 30 минут, чтобы разогнаться. Фактически человек, которого постоянно прерывают в процессе работы, похож на автомобиль, который разгоняют и постоянно дергают «ручник». Потом снова разгоняют и снова хватают «ручник». Как думаешь, далеко ли можно уехать таким темпом?

– Вряд ли, – ответил я.

Что делать, чтобы планы осуществлялись?

Однако у меня еще было много вопросов.

– Макс, а что делать, если мой план срывается? Как, например, сегодня утром. Я очень долго собирался на пробежку. Из-за этого опоздал на работу, не успел почитать и нормально позавтракать.

Макса почему-то очень позабавил мой вопрос.

– Глеб, я был бы очень сильно удивлен, если бы твой план сегодня не сорвался. Дело в том, что, когда только начинаешь структурировать свой день, поначалу так и происходит. Твои планы периодически будут лететь вверх тормашками.

– И как же мне быть? – Макс совсем сбил меня с толку.

– Ты строишь слишком идеальный план, такой, каким бы хотел его видеть, – терпеливо объяснял мой учитель.

– Само собой! А как же иначе? – удивился я.

– Надо как раз иначе. Когда составляешь план, постарайся быть предельно честным с самим собой. Ты ведь сразу можешь увидеть, где у тебя слабые места! Ты отлично знаешь, что можешь дольше времени провести в дороге. Способен предугадать, какая встреча может затянуться, где ты застрянешь, какая работа займет запросто не час, а два, и так далее.

Я сразу вспомнил, что, когда составлял план, почему-то наперед знал, что утром буду собираться гораздо дольше и что не успею заехать к родителям. Но как-то отогнал эту мысль, поскольку очень уж хотелось все успеть.

– Вспомни, как часто бывает в твоей жизни, что у тебя возникают непредвиденные обстоятельства? – спросил Макс.

– Да практически ежедневно, – вспомнив последние дни, ответил я.

– И как, по твоему мнению, стоит бороться с этими непредвиденными обстоятельствами, которые возникают каждый день?

Макс вновь весело смотрел на меня, ожидая, когда же я, наконец, додумаюсь до очевидной мысли.

– Если они возникают каждый день, то, видимо, не настолько уж они неожиданные. Может быть, их тоже можно заранее планировать? – выпалил я и сам себе удивился. Мысль о том, что нужно планировать непредвиденные обстоятельства и форс-мажоры, как-то раньше не приходила мне в голову…