Экстремальный тайм-менеджмент

– Не в буквальном смысле, – Макс слегка улыбнулся, – тебе нужно найти проекты или дела, которые морально устарели, и потому выполнять их уже не имеет смысла. Например, ты запланировал что-то сделать, эта задача висит мертвым грузом, и ты никак за нее не возьмешься. Но, вполне возможно, что сейчас браться уже и ни к чему.

– То есть как это ни к чему? – не понял я.

– Может быть, сейчас выполнение этого дела отнимет слишком много времени или денег. Либо оно уже совершенно неактуально для тебя, неинтересно. В общем, это все те дела, которые, если хорошо подумать, не имеет смысла выполнять. Именно от этих гирь тебе надо избавиться. Как думаешь, что из этого списка есть у тебя?

Посмотрев на свой список, я смог обнаружить только одно такое дело – научиться играть на пианино. Задумал я это давным-давно, под давлением одной из своих подруг. Она настаивала на том, что культурный человек непременно должен музицировать… Я поддался и обещал ей, что непременно начну учиться, но всячески саботировал решение. В результате постоянно «забивал» на эту задачу, но при этом регулярно испытывал угрызения совести. Сейчас эта затея показалась мне полнейшим бредом.

– Пианино сразу вычеркиваем, – с необъяснимой ненавистью к несчастному инструменту я жирной линией зачеркнул этот пункт.

– Что еще?

– Да вроде все. Макс, ты же знаешь, кроме работы, я раньше ничем толком не занимался.

– Ладно, с этим все понятно, – продолжал Макс, – пошли дальше. Тебе из списка нужно выделить те задачи, которые можно решить быстро. За 10–25 минут, максимум за полчаса. К примеру, тебе надо куда-то позвонить, сделать что-то мелкое по дому, может, куда-то зайти и что-то купить, поздравить знакомых с днем рождения. То есть дела, которые не потребуют больших усилий и которые можно быстро закрыть. Их нужно выписать в отдельный блок.

Я сразу же сделал это, пока Макс был рядом, написав на чистом листе «Быстрые задачи». Таких мелких задач набралось около двадцати.

– Молодец, теперь тебе нужно каждый день выделять минимум один час на закрытие мелких дел. Помни: большое количество дел очень сильно давит на нас. Когда мы видим гигантский список – он нас пугает. А когда ты одним щелчком будешь закрывать за час-два много мелких дел, то освободишь время для решения более серьезных задач. Вообще, нужно стараться объединять мелкие дела в один блок и закрывать их быстро, все разом. Это гораздо эффективнее, чем если ты будешь постоянно прерываться во время большого дела на что-то мелкое.

– Да, с быстрыми задачами понял, что дальше? – спросил я.

– Теперь тебе нужно выделить из оставшегося списка срочные и горящие задачи. Те, которые нужно обязательно сделать завтра, послезавтра, на этой неделе.

– Макс, а как мне определить, какие задачи действительно критичны в ближайшее время? – с моей привычкой откладывать неприятные дела до последнего это был весьма актуальный вопрос.

– Посмотри, есть ли у тебя дела, не сделав которые ты рискуешь лишиться чего-то важного. Например, потеряешь или не заработаешь приличную сумму, упустишь возможность интересно провести время, испортишь отношения.

– Ясно. Если говорить о работе, это сдача подробного квартального отчета. Платон Аркадьевич предупредил, что, если вовремя не будет готово, о премии я могу и не вспоминать.

– Хорошо, что еще?

– Еще мне надо наконец оплатить коммунальные услуги, а то я уже второй месяц никак не соберусь. Три раза приходило письмо, что отключат электричество… Как бы действительно не отрубили, они могут. Это, пожалуй, срочное.

– Да, безусловно. А то будешь при свечах сидеть!

Макс посмотрел на мой уже изрядно уменьшенный список и сказал, что остальные срочные и важные дела можно доработать дома.

– А что делать с остальными делами? Например, я хочу купить путевку в Турцию. Но купить ее я смогу, только когда у меня будет готов загранпаспорт. Отдать документы на него я хотел завтра. Его будут делать примерно месяц. А как быть с делом, которое станет актуальным только через месяц?

– Хороший вопрос. Среди оставшегося списка дел нужно выделить задачи, в которых ты чего-то ожидаешь. Те, которые не можешь продолжить выполнять, пока не дождешься какого-то события, как в примере с путевкой. Находишь такое дело и выносишь его в отдельную категорию. Далее смело забывай про них, чтобы эти задачи не засоряли твой мозг до того момента, пока не наступит время заняться ими. В данном случае выполнение задачи зависит от того, когда тебе сделают паспорт. Когда он будет готов, ты вернешься к основной «ждущей задаче» купить путевку в Турцию.

– А почему я должен забыть об этих задачах? Может, пускай в общем списке висят?

– Основная цель, – терпеливо объяснял Макс, – это освободить твой мозг. Когда в голове огромная куча дел, это мешает сосредоточиться на небольшом числе вопросов действительно важных и сложных. Составление «списка ожидания» задач также позволит тебе еще немного разгрузить голову.