Excel. Мультимедийный курс

Чтобы установить автоподбор ширины или высоты не для отдельных столбца или строки, а сразу для нескольких, следует выделить нужную группу столбцов или строк и дважды щелкнуть кнопкой мыши между любыми двумя выделенными заголовками. Ширина выделенных столбцов или высота выделенных строк будет установлена автоматически с учетом объема данных в ячейках выделенной группы.

Закрепление областей

Предположим, что вы работаете с большой таблицей. В процессе работы вам приходится часто использовать полосы прокрутки, чтобы ввести данные в различные ячейки. При этом заголовки столбцов (самые различные, например: Товар, Цена, Количество, Производитель и т. д.), которые могут содержаться в ячейках верхней строки, скроются, как только вы начнете прокручивать таблицу вниз. Если вам приходится работать с большим количеством столбцов, вы можете забыть, какие данные отображают ячейки того или иного столбца, и вам придется прокручивать таблицу вверх, чтобы посмотреть заголовок столбца. В программе Excel предусмотрен инструмент, который называется «закрепление областей». Вы можете закрепить на экране определенные строки или столбцы таким образом, чтобы при прокрутке таблицы некоторые данные были у вас всегда перед глазами.

Например, если верхняя строка содержит такие заголовки столбцов, как, например, Цена розничная,

Цена оптовая, Цена со скидкой, вы можете закрепить эту строку на экране. При прокрутке таблицы эта строка будет оставаться в верхней части таблицы.

1. Создайте новый документ и введите в несколько ячеек строки 1 какой-либо текст.

2. Прокрутите документ немного вниз. Обратите внимание, что строка 1 скрывается.

3. Перейдите на вкладку Вид ленты.

4. Нажмите кнопку Закрепить области, расположенную в группе Окно.

5. В раскрывающемся списке выполните команду Закрепить верхнюю строку. Под первой строкой появится горизонтальная линия. Это означает, что строка, расположенная выше этой линии, закреплена.

6. Прокрутите таблицу вниз. Сколь долго бы вы ни прокручивали таблицу, строка 1

всегда остается в верхней части листа (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Первая строка закреплена

7. Нажмите кнопку Закрепить области и в появившемся списке выполните команду Закрепить первый столбец. Справа от первого столбца появится вертикальная линия, при этом закрепление верхней строки будет автоматически снято.

8. Прокрутите документ вправо. Первый столбец всегда остается в левой части листа, в то время как все остальные прокручиваются.

9. Нажмите кнопку Закрепить области и в появившемся списке выполните команду Снять закрепление областей. Закрепление областей будет сброшено.

Вы можете закрепить произвольное количество строк и столбцов. Если выделить ячейку и в меню кнопки Закрепить области выбрать одноименную команду, будут закреплены все строки и столбцы, расположенные выше и левее выделенной ячейки (рис. 4.6).

Рис. 4.6. Ячейки R1C1−R5C1 закреплены

Скрытие строк и столбцов

При работе с таблицей Excel нередко используют множество ячеек, содержащих, например, формулы, какие-либо константы, редко изменяемые данные, которые участвуют в подсчетах различных итогов, но не должны отображаться на экране или в распечатанном документе. Вы можете скрыть строки и столбцы, в которых есть такие ячейки, при этом все данные, расположенные в этих ячейках, будут также участвовать в формулах и подсчетах. В дальнейшем вы можете вновь отобразить на экране ранее скрытые строку или столбец, чтобы внести изменения в ячейки.

1. Выделите любую строку, например 4.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на любом участке в пределах выделения и в появившемся контекстном меню выполните команду Скрыть.

3. Посмотрите на область заголовков строк. Вы видите, что после строки 3 сразу идет строка 5, то есть строка 4 скрыта (рис. 4.7).

Рис. 4.7.

Строка 4 скрыта

Следует отметить, что скрытие строк (и столбцов) происходит весьма незамысловатым способом: высота строки (ширина столбца) уменьшается до нулевого значения. Обратите внимание на границу между заголовками строк 3 и 5, вы увидите, что линия этой границы несколько толще линий границ остальных строк.

Чтобы отобразить ранее скрытую строку, нужно выделить строки, между которыми она находится, щелкнуть правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выполнить команду Отобразить.

Скрытие и отображение столбцов происходит аналогичным образом.

Глава 5

Работа с данными

В этой главе вы познакомитесь с некоторыми способами организации данных в таблице (сортировка по алфавиту, возрастанию или убыванию, группировка по некоторым общим признакам), которые позволят сделать работу с таблицей более комфортной.