Фокус: Достижение приоритетных целей

Если вы не считаете необходимым выполнить чью-то просьбу и не хотите из-за нового дела менять свои планы, нужно честно об этом сказать. Если вы устали и хотите спихнуть поручение, есть риск, что коллеги поймут ваши намерения и перестанут вам доверять. Это опасно, и лучше все сказать начистоту. Человек, конечно, может обидеться, но вопрос будет решен.

Полезные советы от Стива Джонса

Всю информацию, получаемую нами по электронной или голосовой почте, а также в бумажном виде, т. е. все, что к нам поступает с помощью технических средств, о которых уже было сказано, нужно фильтровать по определенной системе.

Раньше, когда работали только с бумагами, логика была такая: «Ни за одну бумагу не браться дважды». Недостаток этой логики или ее ошибочность состояли в том, что, если бумага попала к вам в руки, с ней обязательно нужно было что-то сделать, даже если документ относился к незначительным задачам или проектам. Мне кажется, сначала нужно просматривать все материалы, которые вы получили, а потом думать, что с ними делать. Можно вернуться к какой-то бумаге позже, хотя это – уже второй ее просмотр. Но от этапа принятия решения отказываться не стоит.

Возникает вопрос: каким оно может быть? И здесь может оказаться полезной эта страничка. Когда поступает информация, возможны только три решения: сохранить ее в архиве, что-то сделать в связи с ней (прореагировать действием) или уничтожить. Если вспомнить о наших четырех квадрантах, какие материалы я скорее всего буду сохранять? Конечно, те, что имеют отношение ко второму квадранту «Эффективность и баланс». Я сохраню эти материалы и, возможно, отреагирую на них позднее. Но как мне потом их найти? Я делаю пометку в органайзере о том, где они находятся. В этом случае всегда можно вспомнить, в какой папке лежат бумаги. Если подарок спрятан в «Обувной коробке под кроватью», вы делаете пометку ОКПК (по первым буквам слов) или что-то вроде этого. Если вы сохраняете информацию, укажите путь к ней.

Таким образом, какие-то важные для вас сведения, относящиеся ко второму квадранту, нужно сохранять. Что касается реагирования действием, то, конечно, это должны быть срочные дела, относящиеся не только к квадранту № 1, но к квадрату № 2 – важного, но не срочного! И, конечно, уничтожайте сведения, относящиеся к третьему и четвертому квадрантам.

Одно дополнительное замечание. Наметив что-то, можно действовать по-разному. Например, дать ответ или отреагировать на просьбу (если это просьба) сейчас или позднее. Если ее выполнение откладывается, нужно быть уверенным, что мы включили это дело в свой план.

Мы говорили, что дело можно перенаправить или перепоручить кому-то. В чем разница?

Говорит один из участников семинара

В ответственности. Кто будет отвечать за исход дела? В первом случае я – только промежуточное звено, и исход дела меня не интересует. Во втором я должен сам проследить за выполнением задачи.

Говорит Стив Джонс

Конечно. Если я перенаправляю материалы, вероятно, они ко мне не вернутся. Я поручаю заниматься ими другому сотруднику, потому что знаю: это – не мое дело.

Если я даю кому-то поручение, то должен проследить за результатом. Еще раз о различии между делегированием и отфутболиванием. Когда вы кого-то отфутболиваете, то пытаетесь избавиться от того, что вам неприятно, а когда делегируете – передаете поручение человеку, которому действительно следует заниматься данным делом. Однако здесь требуется обратная связь: нужно назначить дату, когда человек должен вам перезвонить, ответить или вернуть документ.

Сведения такого рода следует хранить в рубрике «Не упускать из виду»; держать их в памяти не стоит. Вся поступающая информация должна сортироваться. Если вы выставляете фильтры, даже на уровне электронной почты, вам становится проще принимать решения о том, что следует сделать с сообщением: сохранить его, стереть или включить в категорию «удалять всегда».

Последний комментарий относительно отвлечений, проволочек, электронной и голосовой почты – относительно всей поступающей информации, и можно будет подводить итоги дня.

Вот что я хочу сказать. Давайте вспомним все, о чем мы сегодня говорили:

• матрица управления временем;

• фокусировка на квадранте № 2 «Эффективность и баланс»;

• ценности, цели, роли;

• недельное планирование;

• ежедневное планирование;

• процесс планирования в целом;

• список приоритетов дня, основанный на плане недели;

• работа с потоком информации…