Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Встреча – элемент раздела «Календарь», используется для планирования жестко привязанных ко времени событий: встреч, презентаций, переговоров и т. п.

Группировка – параметр пользовательского представления. Сбор задач, контактов и т. д. в тематические группы, которые можно разворачивать и сворачивать для удобства обзора. Чаще всего делается по категориям.

«Дневник»

– раздел Outlook, предназначенный для фиксации выполненных задач, сделанных телефонных звонков, отработанных документов и т. п. Удобен для хронометража и последующего анализа выполненной работы, в том числе – количественного, при экспорте данных в Excel.

Задача – элемент раздела «Задачи», используется для планирования задач и поручений, которые могут иметь срок исполнения, но не имеют жесткой привязки ко времени. Например, «отчет к 5 сентября», «телефонный звонок в ближайшие день-два», «не срочно: проконтролировать при разговоре с подчиненным».

«Задачи» – раздел Outlook, предназначенный для планирования задач и поручений, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к конкретному времени определенного дня. Например, элементом «Задач» может быть «Подготовить предложения по проекту Х к 12 марта».

Заметка – элемент раздела «Заметки», служит для фиксации мыслей и полезной информации.

«Заметки» – раздел Outlook, предназначенный для фиксации мыслей и полезной информации, не являющихся конкретными задачами, но полезных для проработки различных проектов и направлений деятельности.

Запись дневника

– элемент раздела «Дневник», содержит информацию о фактически проделанной в течение какого-то времени работе.

«Календарь» – раздел Outlook, предназначенный для планирования встреч и других жестко привязанных ко времени мероприятий. Например, элементом «Календаря» может быть «Презентация, 25 января, с 12.00 до 14.00».

Категории – тематические группы, в которые можно объединять задачи, встречи, контакты (например, «Поставщики», «Клиенты», «Подчиненные») для последующей группировки и удобства поиска.

Контакт – элемент раздела «Контакты», содержит информацию по какому-либо человеку или организации: ФИО, телефоны, адреса, обстоятельства знакомства и т. п.

«Контакты»

– раздел Outlook, предназначенный для фиксации контактной информации по людям и организациям (адресов, телефонов, обстоятельств знакомства и взаимодействия).

Контекстное меню – меню, появляющееся при клике правой кнопкой мыши. Как правило, содержит возможные операции с объектом, на котором стоял указатель мыши в момент клика.

Меню настройки пользовательского представления – меню, появляющееся по команде «Настройка представления» (в версии 2007 – «Изменить текущее представление») и позволяющее настроить пользовательское представление. Содержит кнопки «Отбор», «Сортировка», «Группировка» и др.

Многодневная встреча – элемент «Календаря», используется для планирования жестко привязанных ко времени многодневных событий, например отпусков, выставок и т. п.

Назначение встречи – приглашение участников на встречу с помощью кнопки «Пригласить участников» в окне создания встречи. Назначение встречи позволяет автоматически получать подтверждения или отказы от участников и видеть полный список таких подтверждений или отказов.

Назначение задачи

– пересылка задачи подчиненному или коллеге с помощью кнопки «Назначить задачу». Когда подчиненный обновляет свою версию задачи, изменения автоматически отображаются в «материнской» задаче у руководителя.

Оповещение – напоминание, появляющееся со звуковым сигналом в специальном окне оповещений в заранее заданное время. Например, для задачи со сроком исполнения 5 марта оповещение можно установить на 9 часов утра 3 марта, чтобы Outlook напомнил о необходимости заняться ею.

Отбор – параметр пользовательского представления. Определяет, какие задачи, встречи или контакты нужно отобразить в пользовательском представлении и по каким признакам отобрать их из общего множества.

Панель задач (список дел) – панель справа от календаря, в которую выводится содержимое раздела «Задачи». Удобна для осуществления одновременно жесткого (в календаре) и гибкого (в панели задач справа от календаря) планирования.

Панель переходов – панель в левой части окна Outlook, содержащая список разделов и папок. Кликая на разделе или папке в панели переходов, мы перемещаемся в соответствующий раздел или папку.