Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

– фиксировать любые взаимодействия с клиентом и анализировать расходы времени на них.

Правила работы

1. Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник», используя встроенный секундомер.

2. Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами, но не на внешние дела.

3. Анализируйте полученные данные в Excel.

4. В дальнейшем используйте данные проведенного хронометража.

Руководителю

Раздел «Заметки» позволяет:

– организовать базу знаний ваших сотрудников, сделать ее общим ресурсом в командной работе;

– материализовать работу с идеями, задумками, наблюдениями;

– сделать материальным, а следовательно, управляемым процесс генерации идей, превращения замыслов в задачи.

Правила работы

1. Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

2. Одной мысли должен соответствовать один носитель.

3. Определите «мысленаправления» по приоритетным проблемам.

4. Вносите мысли в картотеку максимально быстро; выделяйте их цветом и при необходимости систематизируйте, присваивая категории.

5. Если мысль требует обсуждения, свяжите заметку с контактом нужного человека.

6. Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения.

7. Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки вида заметок.

Руководителю

Пользовательские поля и формы позволяют:

– в малом и среднем бизнесе – построить на базе Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования;

– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами;

– в работе первых лиц организации – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений.

Правила работы

1. Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся действий.

2. Формализуйте эти процессы в зависимости от их типа в разделах «Календарь», «Задачи» или «Контакты».

3. Создавайте пользовательские поля для контроля элементов процессов.

4. Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

5. Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные данные по ключевому слову или по категории.

6. С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом «закрытые» этапы.

7. Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.

Примеры

Недельное расписание Евгения Онегина

Синий цвет – жесткие встречи, привязанные к точно определенному моменту.

Зеленый – бюджетируемые (плавающие) задачи.

Красный цвет – важное.

Желтый – личное.

Оранжевым цветом в верхней части календаря выделено многодневное событие.

День Юлия Цезаря

Задачи сгруппированы по категориям:

день, неделя, войско, противники и т.д.

Приоритетные задачи выделены красным и вынесены в начало списка.

Задачи «на контроле» отмечены синей стрелкой и перенесены в конец списка.

Адресат о. Иоанна Кронштадтского

Фотография контактного лица позволяет легко его вспомнить.

В поле заметок вставлен текст письма этому человеку, позволяющий вспомнить обстоятельства знакомства.

Переписка Штирлица

Важное письмо Гиммлеру автоматически выделено красным цветом.

В поле «К исполнению» отправителем добавлен текст «Необходима встреча».

Письмо оформлено в соответствии с принятыми в организации стандартами: машинописный шрифт, герб в левом верхнем углу.

В правом углу письма отображается фотография отправителя, взятая из его контакта.

Папки поиска («Геринг», «Геббельс»…) позволяют быстро найти все письма к нужному человеку.

Бортовой журнал будущего

Каждое значимое действие зафиксировано в виде записи в Дневнике.

Записи имеют разный тип – «удаленный сеанс связи», «документ», и т.п.

Записи, содержащие текст «Течь реактора», автоматически выделены красным цветом.

Длительность каждой записи определена Outlook автоматически, с помощью секундомера.

В «области просмотра» внизу видно содержание записи, на которой стоит курсор.

Творческий процесс Моцарта

Ключевые мысли записаны в «Заметках».

Названием каждой заметки является первая строчка записанной в ней мысли.

В зависимости от смысла заметки выделены разными цветами.

Одна из заметок открыта.

Подготовка подвигов барона Мюнхгаузена

Создан полный обзорный список подвигов.

Пользовательские поля отмечают степень опасности подвига, удаленность от дома и прочее.

В поле комментариев в задаче содержатся подробности подвига.

Опасные подвиги автоматически выделены красным.