Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Чтобы список дел соответствовал принципам цифровой грамотности, задачи в нем должны продвигаться по этапам. (В большинстве списков дел, как мы увидим ниже, забывают о втором этапе – фазе инертности, что приводит к разного рода проблемам.) Список должен иметь простой интерфейс, пользоваться им должно быть быстро и удобно. Как мы и говорили, он должен быть цифровым, а не бумажным, чтобы удовлетворять требованиям пространства и времени. Памятуя об этих требованиях, мы можем выделить четыре компонента грамотного с цифровой точки зрения списка:

1. каждая задача приурочена к конкретному дню;

2. новые дела в списке можно создавать при помощи электронной почты, на текущий день или на будущее;

3. у каждой задачи есть свой ранг приоритетности в течение дня;

4. каждая задача должна содержать детальное описание и краткое резюме, примерно как электронное письмо содержит текст и поле «Тема».

Как ни странно, эти компоненты содержатся далеко не во всех программах, и не потому, что они слишком сложны или их создание требует значительных средств, но в основном потому, что компьютерные технологии по большей части игнорируют цифровую грамотность. Тем не менее в списке дел пользователей, обладающих такой грамотностью, должны присутствовать все четыре перечисленных аспекта: привязка к дате, совместимость с электронной почтой, ранжирование в течение дня и детальное описание. Программа списка дел без этих четырех компонентов подобна трамплину, который предназначен для отправки людей на Луну. Это забавная идея, и попробовать было бы даже интересно, но работать она все равно не будет.

Ошибочные решения встречаются часто. Бумажные системы, как описано выше, уже по определению не соответствуют цифровой грамотности. Программные решения и веб-приложения тоже в основном неэффективны, так как страдают одной из двух проблем.

• Некоторые из них слишком просты:

эти списки дел предлагают привлекательные простые интерфейсы, которые позволяют легко добавлять дела в список. Но на этом преимущества и заканчиваются. Они не привязывают задачи к конкретному дню, а иногда, как ни странно, даже не предоставляют возможности детального описания задачи – только резюме. Это как если бы почтовая программа показывала только заголовки писем, а не их текст. Вне зависимости от всех остальных аспектов списка дел отсутствие поля детального описания сводит его к онлайн-коллекции стикеров – это хорошо для быстрых напоминаний и списков покупок в магазине, не более. Если задачи нельзя привязать к конкретным дням, это еще менее эффективно.

• Другие слишком сложны: по контрасту с упрощенными списками дел этот подход призван вместить в один продукт все возможные функции. Однако, стараясь быть «всем для всех», этот инструмент на деле дает немногое. Со всем этим хаосом меню, вкладок, цветов, окон, мастеров установки, флагов, панелей и всплывающих сообщений даже простые задачи становятся сложными. Такие программы перегружают пользователей ничего не значащей информацией и делают их менее производительными. Чем больше пользователям приходится отсеивать инертные задачи или ненужные функции интерфейса, тем меньше времени и энергии у них остается для работы. Список дел, составленный по правилам цифровой грамотности, должен быть достаточно простым, чтобы пользователь смог сосредоточиться на самой работе, а не на инструменте.

Список дел по правилам цифровой грамотности

Ниже мы рассмотрим четыре компонента списка дел, составленного по правилам цифровой грамотности. Конечно, сейчас доступно много соответствующих программ. В нашем списке показаны функции, которые вы должны учитывать, выбирая программу для списков дел.

1. Каждая задача приурочена к конкретному дню

Список дел должен проводить разграничение между активными задачами (над которыми нужно работать сегодня) и инертными (на которые сегодня можно не обращать внимания, поскольку они станут важны в дальнейшем). Список дел должен концентрировать пользователей только на сегодняшних задачах. То, что предстоит в будущем, должно оставаться там и не отвлекать взгляд. Список дел должен включать календарь, в котором разные дела запланированы на разные дни и где сегодняшние задачи показываются отдельно от тех, что будут актуальны в последующие дни.

Отображение только сегодняшних задач помогает пользователям оставить биты в покое и не обращать внимания на последующие дела, чтобы сосредоточиться на текущих. Показывая один день за один раз, список дел защищает пользователя от чувства перегрузки многодневными задачами. (Конечно, если при этом пользователь хочет узнать, что ожидает его в один из следующих дней, то может сделать это одним щелчком мыши.)