Интегрированный тайм-менеджмент

И последний пример. Вы приходите на работу с четким распорядком трудового дня, но стоит вам сесть за стол, как появляется коллега с заданием, которое она считает неотложным. Вы откликаетесь на ее призыв, хватаетесь за новое дело, а все намеченное тем временем отодвигается дальше и дальше, пока весь ваш тщательно спланированный день не летит кувырком.

Во всех вышеописанных ситуациях, как и во многих других, фиктивно срочные дела взводят ваш внутренний курок тревоги, и не отреагировать на их сигналы крайне сложно. Это и есть условный рефлекс — древний рефлекс, отзывающийся на современные раздражители. Я называю его «ответоголизм». Стоит вам ответить на раздражитель, и вы начинаете терять время, а ваши планы проваливаются в тартарары. В точности как ваш сосед в затопленном подвале, вы хватаетесь за то, что кажется главным, теряете контроль над временем — и в итоге приходите к краху. 

УСЛОВНЫЙ РЕФЛЕКС

Представьте, что вы усадили рядом охотника-туземца из джунглей и своего агента по недвижимости, а между ними положили сотовый телефон и сделали на него вызов. Туземец вздрогнет, услышав звонок. Это рефлекс. Ваш агент схватит трубку, чтобы ответить на звонок или хотя бы узнать, кто звонит, и заранее обдумать решение вероятных проблем. Если мобильник не принадлежит агенту, он начнет гадать, чей это телефон, и эти мысли вытеснят все, что занимало его до тех пор. Это условный рефлекс. А острую необходимость ответить на звонок, оставив все остальные дела, я называю «ответоголизм», эта привычная поведенческая реакция редко приводит к оптимальному результату.

 До изобретения электронной и голосовой почты, возвращаясь с обеденного перерыва, мы находили на своем столе целую коллекцию записок о том, кто звонил, или что случилось в наше отсутствие. Мы просматривали сообщения и сортировали по степени важности: кому или чему уделить внимание в первую очередь. В данном случае решение принималось нами сознательно, а это совсем другое дело. Розовые листочки с сообщениями (материальные, которые можно потрогать) не требовали от нервной системы такой реакции, как звуковой сигнал входящей электронной почты. Чтение записок приводило к более сознательному мыслительному процессу. Конечно, розовые записки тоже содержали новые задания, однако они позволяли установить приоритеты вдумчиво, а не рефлекторно.

СТРАХ ПЕРЕД НЕИЗВЕСТНЫМ

Наш инстинкт самосохранения трансформируется также в страх перед неизвестным. Чувства обостряются, если мы идем ночью по лесу или по пустынной улице. Однако страх неизвестного проявляется и иначе. К примеру, многие люди не любят голосовую почту. Их злит невозможность узнать, дошло ли сообщение до абонента, или нет, а источник этого недовольства коренится в страхе перед неизвестным. На месте ли она сегодня? Прослушала ли сообщение? Когда перезвонит? Как это отразится на моих планах? В связи с этим некоторые фирмы не устанавливают голосовую почту, предпочитая отвечать на каждый звонок клиента. От страха перед неизвестным в итоге хромает производительность труда на обоих концах телефонной линии.

(Используемая должным образом голосовая почта может быть прекрасным средством общения, которое предвосхищает страхи и тревоги ваших абонентов и удачно совмещает два преимущества: вы всегда доступны для клиентов и при этом используете свое время наиболее эффективно просто потому, что верно выбираете слова своего приветствия. Подробнее об этом в главе 10.) 

СУТОЧНЫЙ РИТМ

Еще одной особенностью нашего организма, имеющей важное значение для восприятия и использования времени, является ритм. Биение сердца — лишь один из многочисленных ритмичных процессов в нашем теле. Существует суточный цикл сна и бодрствования, в нашей речи также присутствует определенный ритм, как и в энергии нашего организма и во внутренних химических и гормональных процессах. Мы испытываем на себе эффект американских горок с их взлетами, падениями и отрезками горизонтального пути. Каждые полтора часа пик нашей энергии сменяется спадом. Эти взлеты и падения происходят в течение всего дня, изматывая нас переменами в уровне сахара в крови, изменением степени выносливости и способности сосредоточиваться и складываясь в итоге в самые разные варианты того целого, что мы зовем самочувствием.