Искусство управления IT-проектами

Людям, ознакомившимся с техническими условиями, лучше всего задать вопрос: «Получили ли вы все необходимое для того, чтобы выполнить свою работу на самом высоком уровне?» Уделяя внимание читателям, вы измените их заинтересованность. Они начнут задавать куда более дельные вопросы и переведут в своем сознании технические условия в разряд документов, востребованных в их дальнейшей работе.

Кто, когда и как

Как и при составлении концептуальных документов, очень важно, чтобы у технических условий был один автор. Все, кто собирается принимать участие в работе, должны способствовать ее продвижению путем высказывания собственного мнения и подборки содержимого, но фильтровать весь материал, придавать ему форму и собирать все воедино должен один человек. Причина здесь довольно проста: если вы хотите, чтобы технические условия читались, как творение индивидуума со светлой головой, вы не допустите, чтобы составителями различных частей документа были разные люди. Пока этот самый единственный автор понимает, что его работа заключается в объединении всех дельных вкладов и советов, поступающих от всех, кто их предлагает, все будет идти успешно.

Полагая, что главное авторство должно принадлежать одному человеку, лучшими кандидатами на эту роль можно определить руководителя проекта, проектировщика или ведущего программиста. Поскольку составление технических условий предполагает принятие многофункциональных решений, они должны быть написаны кем-нибудь, кто несет наибольшую ответственность за принятие решений на этом уровне. Функциональные и технические спецификации должны соответствовать перечню работ, составленному командой программистов, и иметь с ним обратную связь. Если разработчики и проектировщики действовали в процессе проектирования совместно, то такое соответствие будет вполне естественным результатом. Дополнительные преимущества совместной работы на ранней стадии формирования взглядов на процесс составления технических условий заключаются в том, что планирование действий будет рассматриваться как плодотворное сотрудничество, а не как начало бурных дебатов и разочарований.

По этой и другим причинам работа над составлением технических условий должна проводиться на стадии проектирования. По мере создания прототипов и исследования идей начинают формироваться отдельные решения, что дает возможность приступать к составлению первоначальных прикидок документов, входящих в технические условия (так называемые черновые варианты). Некоторое время они могут иметь частный характер, пока в них не накопится достаточно признаков, представляющих ценность не только для одного человека. В разговорах, ведущихся между руководством проекта, проектировщиками, маркетологами и программистами, медленно, но верно будет формироваться понятие о том, что представляет собой нужный замысел, а составление технических условий должно идти по следу этих дискуссий. Как только процесс проектирования достигнет той самой точки, в которой останутся лишь два основных альтернативных варианта, составление технических условий сразу же должно получить мощный толчок. Когда на столе окажутся только два варианта, технические условия должны по минимуму включать все наиболее общие элементы и технические проработки, требуемые для обоих вариантов замысла (относящиеся, к примеру, к поисковой машине, которая потребуется им обоим), а также высокоуровневый перечень не принятых основных решений с описанием их потенциального значения.

Технические условия – это для одного или для многих?

Для руководителей проекта технические условия могут стать удобным хранилищем информации, полезной только им самим. Зачастую набирается так много вопросов от разных людей, что единый документ, содержащий технические условия, становится, на первый взгляд, вполне естественным местом, куда их можно поместить. К сожалению, всем, кроме руководителя проекта, такой уровень детализации только мешает. Человек, читающий технические условия, не должен чувствовать себя читателем авторского дневника (хотя, если перенять привычку многих ученых и инженеров вести рабочий дневник, можно облегчить себе задачу поиска удачных идей). Чем многочисленнее команда и выше уровень ее внутренней специализации, тем существеннее может стать эта проблема.

Тем не менее одной из важнейших функций технических условий считается непосредственная помощь руководителю проектов в его работе. Поскольку ему приходится организовывать и возглавлять усилия всей команды, этот документ, скорее всего, будет совершенствоваться и читаться им намного чаще всех остальных участников проекта. Поэтому появляющиеся в технических условиях записи, больше похожие на выдержки из дневника, тоже играют весьма важную роль, заключающуюся в отслеживании определенных особенностей и деталей, имеющих отношение к проекту. Весь фокус тут в том, чтобы эти записи не мешали основному изложению и тем решениям, которые описываются в технических условиях.