Падение роли Сената произошло в царствование Екатерины II. В 1763 г. она разделила его на шесть обособленных друг от друга департаментов, что значительно снизило его роль. Павел I превратил Сенат в высшее судебное учреждение, лишив его административных функций.
Впоследствии Ревизион-коллегия слилась с Сенатом, была воссоздана Вотчинная коллегия для земельных дел. Для управления городами в 1721 г. учрежден Главный магистрат. В 1722 г. сформирована Малороссийская коллегия для регулярного управления «малороссийским народом».
Хотя принцип построения коллегий носил отраслевой характер, по некоторым сферам государственного управления (просвещение, здравоохранение, почта, полиция, дворцовое управление и т. д.) коллегии созданы не были.
Коллегиальное управление в России было введено по шведскому образцу: в 1718 г. Петр I указал сочинить регламенты для всех коллегий на основании «шведского устава».
Присутствие коллегии состояло из 11 членов: президента, четырех советников, четырех асессоров, к которым добавлялся один советник или асессор из иностранцев. Из двух секретарей коллежской канцелярии один также назначался из иностранцев.
Коллегии отличались от приказов тем, что все вопросы государственного управления между ними были более четко распределены.
Кроме того, все коллегии имели одинаковую структуру. Они состояли из присутствия и канцелярии. Президент коллегии назначался царем, вице-президент – царем по представлению Сената, остальные члены коллегии – Сенатом. Присутствия заседали ежедневно. Все решения принимались путем голосования, по большинству голосов, в отличие от приказов, где все дела решались единолично руководителем приказа.
Канцелярия коллегии состояла из секретаря, нотариуса, переводчика, актуария, копиистов, регистраторов и канцеляристов.
Коллегии подчинялись царю и Сенату. Основной формой деятельности коллегии являлись заседания ее общего присутствия.
Отмечалось, что «порядок производства дел в коллегиях был следующий: все пакеты, адресованные на имя коллегии, приносились в коллегию и сдавались дежурному чиновнику. Он расписывался в получении их и, не распечатывая, представлял в присутствие. Все указы Государя и Сената распечатывал президент, прочие бумаги – старший по нем член. Секретарь в то же время отмечал на бумаге нумер и время поступления ее и сдавал актуариусу для записи во входящий журнал, назначая с тем вместе и стол, в котором бумага должна производиться.
По изготовлении дел в канцелярии секретарь докладывал их присутствию; сначала докладывал дела государственные, потом – частные. По прочтении дела члены подавали голоса, и большинством их решалось дело. Но если голоса были равны, то перевес брала та сторона, на которой был председатель. Произнесенное таким образом решение нотариус вкратце вносил в протокол, означая в нем месяц и число заседания; протокол в тот же день подписывался всеми членами. По состоявшимся решениям в канцелярии составлялись исполнительные бумаги и отсылались по принадлежности. Все решенные дела по истечении известного времени сдавались в архив».