Избавь свою жизнь от хлама!

Используйте типичные названия, имеющие для вас определенный смысл, и, когда это целесообразно, включайте туда соответствующие номера модели, наименования проектов или фамилии ключевых исполнителей. И обязательно даты. Обновляйте дату каждый раз после редактирования документа. Если на протяжении дня вы несколько раз делали поправки в документе, указывайте в названии также время внесения соответствующего изменения. Такой подход к названиям позволит легко найти последнюю версию файла, а если потребуется – четко идентифицировать каждую из предыдущих.

Итак, вместо того чтобы использовать название «Мой список лиц для рассылки открыток» для обозначения списка адресатов открыток с поздравлениями и пожеланиями, я назвал его «20ХХ: мой список лиц для рассылки открыток, 11-07-20ХХ». Таким образом, мне сразу понятно, что этот перечень относится к 20ХХ году. Из названия очевидно, что речь идет именно о тех, кому я должен разослать поздравления (это очень важно, если в компьютере хранятся какие-то другие списки адресов или контактов). В названии указана также дата последнего изменения (11-7-20ХХ). Таким образом, если меня будет интересовать «20ХХ» год или «рассылка открыток», то я легко найду соответствующие файлы, а если понадобится последняя версия документа, я всегда могу ориентироваться на соответствующую дату.

Сохранение и настройка файлов

Сохраняя документы на каком-либо носителе информации (внешнем или внутреннем), выберите правильное место для их хранения – в таком случае ваш новый (или отредактированный) документ окажется в нужной папке.

Избегайте использования распространенных инициалов в качестве меток для поиска: многие слова могут содержать эти инициалы именно в указанной вами последовательности. Например, мои инициалы – AM. Если я использую их как часть названия какого-либо файла (например «AM Resume, 01-16-10»), то, задав поиск по сочетанию «AM», я получу длинный список файлов, включающих сочетание букв «AM» в той же последовательности (например, name, game, amazing и т. п.). То есть результат поиска в данном случае будет включать много лишнего, и потом мне это предстоит отсеять, чтобы найти интересующий меня файл. Если же я выполню поиск по ключевому слову «резюме», то результатом поиска будет список всех файлов, содержащих слово «резюме». Найти среди них нужный окажется гораздо легче.

Аналогично, при инсталляции новых программ всегда указывайте для их хранения папку «Program Files» или «Applications». Ни в коем случае не сохраняйте файлы, с которыми работаете (то есть файлы, содержащие текст или данные, которыми вы пользуетесь и вносите туда какие-либо изменения), в папке, где хранятся программные приложения. То есть никогда не сохраняйте свой документ, созданный в формате Microsoft Word, в папке Microsoft Word, содержащей программное приложение под именем Microsoft Word. Храня документы отдельно от файлов с программами, вы снижаете риск случайного удаления своих документов при инсталляции программ или замене их старых версий новыми.

Подходите к процессу сохранения файлов избирательно, удаляйте ненужные документы. После формирования окончательной версии документа нет смысла оставлять все промежуточные версии. Извлеките из них все ключевые предложения или идеи и сохраните в отдельном файле, который послужит источником ценного материала для будущих проектов. После этого можно удалить промежуточные версии документа, оставив лишь окончательную. Включите в ее название слова «окончательная», «последняя», чтобы обозначить окончание редактирования.