Избавь свою жизнь от хлама!

Если бы у вас было подходящее место, какие операции вы бы там осуществляли? Перепишите все неофисные задачи на отдельный лист.

Вот вы и определили задачи, которые действительно имеют отношение к офису. Выпишите их на чистую страницу.

Именно под них должен быть спланирован офис. Конечно, все может измениться, но пока давайте соотносить ваши обязанности и организацию офиса с осуществляемыми там процессами.

Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся

И вправду не годятся! Организацию и управление документами никому и ничему доверять нельзя. Никакое количество бумагодержателей, симпатичных коробочек, декоративных папок или цветных бирок не сумеют организовать документацию так, чтобы все бумаги при необходимости были под рукой. Можно, конечно, использовать разноцветные папки для определенных категорий или типов документов. Все папки, имеющие отношение к деньгам, могут быть, например, зелеными. Или вы предпочитаете разноцветные папки просто потому, что не хотите смотреть на серые. Любое решение может быть более жизнерадостным и симпатичным, чем нужно для порядка, но оно не даст желаемый результат. Тогда как система архивации должна быть удобна и проста.

Новые причуды или модные тенденции в сфере канцтоваров не придут на службу порядку, к которому вы стремитесь. Это не значит, что новшества не смогут облегчить работу офиса – хорошие всегда смогут. Но для управления документами более эффективно и продуктивно использовать как можно меньше дополнительных опций. Избавьтесь от всех вещей, без которых можно обойтись в работе с бумагами, и вы сможете их контролировать. Что угодно – любой инструмент, техника или методология, стоящие между вами и файлами, – способно помешать быстрому доступу к документам.

Я понимаю, что для вас это может звучать неутешительно. Даже обескураживающе. Никто не любит заниматься архивацией. И я не люблю. Это утомительная и однообразная работа. Здесь трудно что-либо изменить. Я могу сложить документы в клоунские папки с идиотскими наклейками, только это все равно скучища. Сожалею. Но чем скорее мы справимся с раздражением, тем скорее смиримся и начнем работать. Ведь мы стремимся к качественной системе архивации документов. Нам нужно знать, где что находится, и обеспечить прямой доступ ко всему. Вот на этом и сосредоточимся. Я тоже не особенно люблю разбирать хлам или ветошь, но после этого в квартире можно вздохнуть свободно.

Архивация – вот что вам нужно

Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?

В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.

Начните с секций стола или шкафа: каждой категории присвойте собственную секцию. Тогда у каждой подкатегории в секции будет собственная папка. А после разложите документы по папкам в своих подкатегориях.

Разработав систему, подпишите секции, наклейте бирки на все папки и поместите в них соответствующие документы в хронологическом порядке: самые старые бумаги вниз, новые – наверх. Папки в ящиках разложите в алфавитном порядке, и вот здесь можете немного поварьировать. Можете сложить папки от А до Я или от Я до A, слева направо или сверху вниз. Ну как? Проще не придумаешь!

Чем больше секций, тем дальше можно изолировать определенные виды документов друг от друга. Вот иллюстрация структуры архивного шкафа.

Ящик (Категория)

Папка (Подкатегория)

– Документ (самый давний).

– Документ.

– Документ (самый новый).

Вот список секций в моей системе регистрации.

Административный: Личное

Административный: VirgoMan

Финансы и домашнее хозяйство

Клиенты (А – Н)

Клиенты (О – Я)

Исследования: Личное

Исследования: Профессиональное

И вот что они содержат.

Административный: личное

Здесь хранятся документы обо всех аспектах моей жизни, включая медицинские карточки, закладные и контракты, счета и выписки, налоговые декларации, страховые полисы, резюме. Если речь идет лично обо мне, Эндрю Меллене, а не о моем бизнесе, в данной секции найдется место для всего. Здесь я также храню отчеты о путешествиях, поездках по редким маршрутам, к которым хочу вернуться. Тут же папка с картами и прозрачным пластиковым конвертом с туристической информацией о моем городе – я дарю ее гостям.

Административный: VirgoMan

Здесь все, что касается моего бизнеса. Пустые бланки контрактов, рекламные проспекты и флаеры, газетные вырезки, переписка с офисом, папки клиентов, включая копии контрактов с клиентами, с агентом и издателем. Счета на оплату офисных расходов. Файлы моего помощника.

Финансы и домашнее хозяйство