Кадровый документооборот

Указанные приказы (распоряжения) издаются на основании графика отпусков. В случае предоставления работнику отпуска, который не соответствует графику отпусков, работник должен написать заявление с просьбой о предоставлении отпуска.

Приказы о предоставлении отпуска составляются работником кадровой службы или уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным лицом и объявляются работнику под расписку.

Работодатель по требованию работника согласно ст. 62 ТК РФ обязан предоставить ему заверенную копию приказа (распоряжения).

Приведем примерную форму журнала учета приказов о предоставлении отпусков работникам.

Журнал учета приказов о предоставлении отпусков работникам:

Командировки оформляются на одного или нескольких работников приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) или приказом (распоряжением) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а).

Эти формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем или уполномоченным им на это лицом. Основанием для заполнения является служебное задание (форма № Т-10а).

В приказе должны быть указаны:

– фамилия и инициалы командируемого работника;

– структурное подразделение;

– должность (специальность или профессия) командируемого лица;

– место, время командировки и ее цель.

Приведем примерную форму журнала учета приказов о командировании работников.

Журнал учета приказов о командировании работников

2.10. Персональные данные

В ТК РФ закреплены основные требования к обработке персональных данных работника и гарантии по их защите (ст. 85–90 ТК РФ).

Под персональными данными работника согласно ч. 1 ст. 85 ТК РФ понимают информацию, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» персональные данные определяются как любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

Персональные данные идентифицируют личность каждого человека. Субъектами (собственниками) персональных данных являются граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства, находящиеся на территории Российской Федерации, к личности которых относятся соответствующие персональные данные.

Операторами персональных данных, организующими и (или) осуществляющими обработку персональных данных, а также определяющими цели и содержание обработки персональных данных, в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ являются: государственные органы, муниципальные органы, юридические или физические лица.

Персональные данные работника могут накапливаться по месту работы и содержаться в кадровой документации.

Персональные данные относятся к категории конфиденциальной информации, т. е. информации строго ограниченного и регламентированного доступа.

Конфиденциальность персональных данных – это обязательное для соблюдения оператором или иным, получившим доступ к персональным данным, лицом требование не допускать их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия иного законного основания (ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ).

Защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств работодателя. Работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работника.

Работодатель согласно трудовому законодательству вправе осуществлять обработку персональных данных работника, а именно: получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных работника. Принципы обработки персональных данных закреплены в ст. 5 Федерального закона № 152-ФЗ.

С другой стороны, ст. 86–88 ТК РФ обязывают работодателя принять локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки и передачи персональных данных работников, а также их права и обязанности в этой области.

В этом случае работодателю целесообразно включить в состав кадровой документации положение о защите персональных данных работников.

Положение об обработке персональных данных работников – это локальный нормативный акт, с установленными требованиями, которые необходимо соблюдать при обработке персональных данных работника, гарантии их защиты, правила хранения и использования персональных данных, права работника по защите персональных данных и ответственность работодателя за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных работника.