Читаем Кадровый документооборот полностью

Кадровый документооборот

– в графе 2 указывается дата увольнения;

– в графе 3 делается запись о причине увольнения;

– в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Пример

14 мая 2009 г. считается последним днем работы Магилева А.В., уволенного по сокращению штата работников ЗАО «ДМС».

В трудовую книжку Магилева А.В. специалист кадровой службы ЗАО «ДМС» должна внести следующую запись:

– в графе 1 раздела «Сведения о работе» ставится порядковый номер записи;

– в графе 2 указывается дата увольнения (14.05.2009);

– в графе 3 делается запись: «Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации»;

– в графе 4 указывается: приказ от 14 мая 2007 г. № 54-к.

Записи об увольнении должны соответствовать общим требованиям к правилам ведения трудовых книжек.

При прекращении трудового договора по предусмотренным в ст. 77 ТК РФ основаниям в трудовую книжку вносится запись со ссылкой на соответствующий пункт данной статьи. Например, «Уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ. Например: «Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации».

Согласно Правилам ведения и хранения трудовых книжек записи об увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В случае прекращения трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным ТК РФ или иными федеральными законами в трудовую книжку вносятся записи об увольнении со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ или иного федерального закона.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

Вкладыш в трудовую книжку

Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш.

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой книжки. Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Объем вкладыша: «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.

Вкладыш согласно п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки вкладыш недействителен.

В трудовой книжке фиксируется факт оформления вкладыша. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается штамп – отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Обратите внимание: без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель в соответствии с п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение.

Не взимается плата с работника в следующих случаях (п. 34 и п. 48 Правил ведения и хранения трудовых книжек):

– если произошло чрезвычайное происшествие, в результате которого трудовые книжки работников были повреждены (в этом случае новые трудовые книжки сотрудникам выдаются за счет организации);

– в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника (стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем).