Читаем Kind Regards. Деловая переписка на английском языке полностью

Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

George,

Предмет обсуждения

Here are the notes from the March 8, 2007 Business Unit meeting at Vector HQ with Roberto, Kathy, Mateo, Mei and Ana.

Вопрос 1

1. Mateo questioned the date when the 35/45 arrangement will expire. Vector needs to clarify. Action: Roberto.

Вопрос 2

2. Mateo also asked whether Vector has any other clients in the same boat. If so, what plans are in place for them? Action: Roberto.

Вопрос 3

3. Lumina needs to confirm plans/progress on the Poetics upgrade at de Bracy. Action: Mei.

Вопрос 4

4. M&G Corp will propose dates for Rony and Anders to visit the Steiner Center. Action: Ana to contact.

Вопрос 5

5. We all agreed that the technical issues associated with migration from BJH suggested a disruption risk to Vector business. The migration timeline could exacerbate the situation. Action: All will investigate minimizing risk.

Regards,

Michael Palter

Business Unit Assistant

Vector, Inc.

michaelpalter@vector.com

Инструменты

Не забудьте про дату

Подводя итоги собрания или сетевой конференции, некоторые пишут «yesterday’s call» или «last week’s meeting». Зачем думать про даты, ведь в e-mail они ставятся автоматически? Неужели этого недостаточно? Представьте себе, нет. Получатель может не обратить внимания на строчку с датой и будет искать ее в письме.

Кроме того, если письмо пересылают другому человеку, распечатывают или копируют текст, дата меняется. Такая путаница нежелательна, если понадобится восстановить последовательность событий. Дата в теле письма застрахует вас от подобных проблем.

Составьте список участников

Мало написать Finance Department. Состав сотрудников со временем меняется, а кто-то мог попросту отсутствовать. Запишите имена всех, кто был на собрании. Если в компании принят более официальный стиль переписки, укажите их должности.

Время может сыграть с вами злую шутку – вам кажется, что вы никогда не забудете главного, но в самый ответственный момент память подводит вас. Воспоминания быстро тускнеют. Не поленитесь зафиксировать имена участников – это поможет вам или кому-то еще не попасть в неловкое положение.

Обозначьте точки действия по каждому вопросу

Список намеченных мер помогает довести дело до конца. В худшем случае он покажет, кто не выполнил поручение.

Обязательно укажите, кто отвечает за принятие мер, и опишите порядок работы. Выделите каждую позицию жирным шрифтом, курсивом или подчеркиванием.

Точки действия как средство мотивации

Если человек видит свое имя рядом с конкретной задачей в электронном письме, которое разослано его коллегам, скорей всего он выполнит порученную работу. Если же поручение дано в устной форме, он всегда может сказать, что попросту не понял задачу.

Список поручений и тех, кто отвечает за их выполнение, выглядит внушительно. Почему? Сам факт того, что информация зафиксирована письменно, придает ей официальный вид. Хотя не каждый письменный протокол имеет силу закона, само существование документа делает его содержание более весомым.