Коммерческий договор. От идеи до исполнения обязательств

дата предъявления и номер претензии;

обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;

доказательства, подтверждающие наличие этих обстоятельств (ссылка на нормативный акт);

требование заявителя;

сумма претензии, ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

платежные реквизиты заявителя претензии;

перечень документов, прилагаемых к претензии;

Оформление претензии

Документы, подтверждающие требования заявителя, прилагаются в подлинниках или надлежаще заверенных копиях.

Претензия подписывается руководителем или уполномоченным представителем и направляется адресату заказным письмом или письмом с уведомлением, или вручается под расписку. После отправки претензии квитанция об отправке заказным письмом либо доказательство вручения претензии передаются фирме-отправителю для приобщения к претензионному делу. Претензия должна быть рассмотрена ответчиком в месячный срок со дня ее получения.

О фактическом исполнении претензии ответственное лицо фирмы осуществляет соответствующую запись в журнале учета претензий. Если претензия ответчиком отклонена полностью или частично без надлежащих оснований, оставлена без рассмотрения и срок уже прошел, претензионные материалы с выводом и документами, обосновывающими безосновательность этого отклонения, передаются соответствующими структурными подразделениями для подготовки искового заявления.

Проверка претензии адресатом

При проверке материалов претензий следует уточнить такие обстоятельства:

наличие всех документов, которые подтверждают обоснованность претензии;

соблюдение сроков;

правильность расчетов;

наличие правовых оснований для признания или отклонения претензии.

После первичной правовой оценки претензионные материалы в определенный на предприятии срок передаются юридической службой в соответствующие подразделения для подготовки вывода по сути претензионных требований. Материалы передаются под расписку через канцелярию. Юридическая служба должна в установленный на предприятии срок проверить их и подготовить письменный вывод об обоснованности претензионных требований.

В случае необходимости финансовые структуры проводят сверку расчетов, проверку выполнения обязательств и другие действия, которые обеспечивают урегулирование спора в претензионном порядке.

ВЫВОД

По претензионным материалам юридические и финансовые структуры готовят проект ответа об отклонении или признании (полное или частичное) претензии.

Примерно таков порядок работы с претензиями.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующую информацию:

полное наименование и почтовые реквизиты предприятия, дающего ответ на претензию, и предприятия, которому ответ на претензию направляется;

дату и номер ответа;

в случае если претензия признана полностью или частично – признанную сумму, номер и дату платежного поручения на перечисление этой суммы либо срок, способ удовлетворения претензии, если она не подлежит денежной оценке;

когда претензия отклонена полностью или частично – мотивы отклонения со ссылкой на соответствующие нормативные акты и документы, обосновывающие отклонение претензии;

перечень приложенных к ответу документов и иных доказательств.

Отклонение претензии

Когда претензия отклонена полностью или частично, заявителю должны быть возвращены подлинники документов, полученных с претензией, а также направлены документы, обосновывающие отклонение претензии, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию подписывается руководителем предприятия или его представителем и направляется заказным письмом, письмом с уведомлением или вручается под расписку. Результаты рассмотрения вносятся в журнал учета претензий.

Претензионные материалы, полученные предприятием, регистрируются в книге входящей корреспонденции, а те, что отправляются предприятием, – в книге исходящей корреспонденции.

К полученным претензионным материалам прилагается конверт со штампом почты с датой отправки, который является единственным доказательством своевременной или несвоевременной отправки материалов. При регистрации претензии проверяется наличие всех документов, указанных в приложении к ней.

В любом случае при отсутствии или несоответствии каких-либо документов составляется акт, который подписывается не менее чем тремя лицами.

Крайне важно построить претензию и ответ на нее юридически грамотно и логично, ибо она должна стать основанием для исправления конфликтной ситуации и, возможно, одним из доказательств в судебных спорах.