Концентрируйся свободно

И как же нам обрести концентрацию с этим видом важных запросов и поглотителей внимания?

Существует масса вариантов решения, и не все можно применять во всех ситуациях, но вот несколько идей:

» Перестаньте быть "бутылочным горлышком". На самом деле практически невозможно найти мгновения спокойствия и умиротворения, когда все решения, все проблемы должны проходить мимо вас. Так тренируйте других в принятии таких решений. Разработайте инструкции для людей с набором руководящих принципов при принятии решений, чтобы люди смогли принять те же решения, которые приняли бы вы, если бы были в этих условиях. Установите четкие правила, по которым вам могут позвонить или отвлечь вас от вашей работы, таким образом, что это будут те решения, которые можете принимать только вы, и вопросы, с которыми к вам обращаются, будут превышать определенный вами порог важности. Найдите людей, которые могут заменить вас и принимать решения по определенному ряду вопросов вместо вас (во время вашего отсутствия). Конечно, это означает, что ваш уровень контроля уменьшается, но при этом вас будут меньше отвлекать.

» Установите часы недоступности. Установите в офисе часы или час, когда вас не должны отвлекать, кроме случаев стихийных бедствий. По истечении этого времени вы можете принять участие в решении поступивших и накопившихся проблем и задач. Но в отведенное время вы работаете в режиме высокой концентрации на самых важных задачах.

» Делегируйте задачи специалисту из бэк-офиса. Если вы являетесь менеджером или владельцем компании - назначьте своего заместителя, кто будет вас замещать во время вашего отсутствия в офисе или в те часы, когда вы работаете в режиме недоступности. И даже в это время проблемы могут решаться без вашего участия. Обучайте вашего заместителя, чтобы он/она знали, как принимать решения надлежащим образом.

» Управляйте ожиданиями. Персонал и ко-воркеры прерывают вас, потому что они ожидают от вас, что вы будете реагировать на их запросы и просьбы, и это вполне нормально - отвлекать вас в любой момент времени. Если эти ожидания изменить, то сможете управлять запросами окружающих и анализировать их как это удобно вам. Вы сможете собирать все просьбы и запросы к определенному времени дня, когда вы будете готовы с ними работать. Например: скажите людям, что вы проверяете свою почту в 3 часа дня (или в любое другое время, когда вам это удобно), так как в остальное время вы сконцентрированы на своей работе, и что людям не следует ожидать, будто вы ответите на их запросы ранее обозначенного времени. Или скажите людям, что вы не будете отвечать на телефонные звонки и текстовые сообщения после 5 часов вечера, но они могут направлять вам электронные письма, так как утром вы разберете свою почту. Или любой другой вариант работы, который покажется вам наиболее удобным. Важно, чтобы у вас был план работы и вы могли управлять ожиданиями окружающих.

» Будьте в настоящем моменте. Если у вас такая работа, при которой вы не можете избежать прерываний, постарайтесь с ними поладить. Работайте в один момент с одной задачей, когда это возможно, и уделяйте все ваше внимание той персоне, которую вы обслуживаете, до тех пор, пока вы с ней не закончите. Это позволит вам избежать стресса и перегрузки и спокойно поработать с клиентом, который нуждается в вашем внимании и помощи.

» Концентрируйтесь, когда вы находитесь вне работы. Если вы не можете изыскать время для концентрации на своей работе, потому что вы все время отвлекаетесь на входящие сообщения и сигналы, в конце концов, изыщите время для концентрации, когда вы не на работе. В это время вы можете отвлечься от всех проблем, поразмышлять, почитать, что-то написать, что-то создать, что-то придумать.

Руководители и начальники всех мастей

А что, если проблема в вашем руководителе - он или она не позволяют вам реализовать изменения, которые позволят вам быть более сконцентрированным? Это определенная проблема - руководитель может ожидать от вас, что вы отвечаете на письма, смс, телефонные звонки незамедлительно, участвуете в заседаниях в течение всего дня, вы постоянно заняты, работаете долгими часами, и даже после работы вы принимаете звонки и приходите домой поздно ночью.. короче говоря, быть окунутым с головой в болото запросов и сигналов.

К сожалению, существует не так много вещей, которые вы можете предпринять, если поток входящих запросов и поручений не находится под вашим контролем. Вот несколько идей: