Корпоративный стандарт жизненного цикла системы SAP

На каждом этапе проекта формируются проектные документы, согласование которых может происходить как в конце каждого этапа пакетом документов, так и в течение этапа отдельными, готовыми к согласованию документами:

• в случае если замечания к документу/ пакету документов могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, в документ/ пакет документов вносятся необходимые исправления и доработки. Новая версия документа должна быть утверждена в течение 2 рабочих дней после получения, если исправления соответствуют замечаниям, переданным ранее;

• в случае если замечания не могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, ситуация выносится на статусное совещание по проекту. Участниками совещания являются сотрудники Службы проектов SAP, представители Служб ИА и/или СП, специалисты ГПВ и ГПС.

3.1.5. Сохранение документов этапа проекта в МСМ

После утверждения пакета документов этапа сотрудники Службы проектов SAP организуют процесс сохранения документов по проекту на едином информационном ресурсе МСМ согласно Регламенту ведения проектов в многопользовательской системе мониторинга проектов. Ответственным за ведение информации в МСМ является администратор проекта.

3.2. Этап 1 «Подготовка проекта»

Целью данного этапа является решение организационных вопросов и вопросов инфраструктуры, утверждение календарного плана проекта SAP.

Данный этап состоит из следующих работ:

• организация и проведение установочного совещания;

• определение организационной структуры проекта и формирование единой проектной команды;

• формирование Устава проекта, детализированного календарного плана-графика работ по проекту;

• формирование плана обучения проектной команды;

• согласование/утверждение и передача пакета документов 1-го этапа;

• завершение этапа «Подготовка проекта»;

• сохранение документов 1-го этапа «Подготовка проекта» в МСМ;

• организация и проведение совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.

На данном этапе работ формируются следующие документы:

• протокол установочного совещания;

• Устав проекта;

• детализированный календарный план-график работ по проекту;

• план обучения проектной команды;

• листы изменений к документам проекта;

• журнал регистрации проблем проекта;

• акт приема-передачи проектной документации;

• протокол закрытия выполненных работ по этапу;

• сопроводительное письмо о передаче документов на имя РП от ТН и Руководителя проектов SAP;

• акт выполненных работ 1-го этапа между ГПВ и ОАО «Формула»;

• протокол совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.

3.2.1. Проведение установочного совещания

На основании утвержденного Приказа Генерального директора «Об организации проекта» (п. 2.4.3 Регламента «Планирование развития и сопровождения, инициация внедрения решений SAP») проводится установочное совещание по проекту внедрения решений SAP.

Участниками совещания являются:

• сотрудники Службы проектов SAP;

• руководители Служб ИА и/или СП;

• специалисты ГПВ;

• специалисты ГПС.

На совещании Руководитель проектов SAP представляет участникам совещания руководителей проекта от Исполнителя и Заказчика, а также администратора проекта.

РП от ГПВ знакомит участников совещания с основными принципами ведения проекта, укрупненной структурой и границами проекта, рассказывает о планируемых на проекте работах.

Результатом совещания являются:

• ознакомление с ключевыми целями, географическим объемом, этапами, сроками и организационной структурой проекта;

• определение принципов взаимодействия участников проекта.

По результатам проведения совещания формируется протокол установочного совещания (Приложение 3.13).

3.2.2. Формирование единой проектной команды

В срок не более 3 рабочих дней после проведения установочного совещания РП от ГПВ формирует:

• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ОАО «Формула»;

• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ГПС;

• список участников проектной группы со своей стороны с указанием должности и опыта работы в проектах внедрения

и отправляет по электронной почте или факсу сформированные документы администратору проекта для последующей передачи РП от ТН, сотрудникам Службы проектов SAP, в Службы ИА и/или СП.

Формирование проектной группы происходит следующим образом:

• руководителями структурных подразделений и Служб ИА, включенных в организационный объем проекта, и участвующих в определении участников проектной команды, в срок не более 3 рабочих дней готовятся предложения по включению в состав проектной команды тех или иных специалистов. РП от ТН согласовывает и передает предложенный список администратору проекта для последующего согласования;