Личные документы. Требования к оформлению и образцы документов: учебное пособие

Имена числительные обычно пишутся цифрами (в некоторых случаях прописью в скобках после указанных цифр). Окончания порядковых числительных – через черточку, если числительные обозначены арабскими цифрами (например, 2-я научная студенческая конференция). После римских цифр окончания не пишутся (например, XI Международная научно-практическая конференция).

Глагольные выражения типа прошу разрешить, необходимо улучшить заменяются словосочетаниями, в состав которых входят отглагольные существительные: прошу разрешения, необходимо улучшение.

Широко используются конструкции с причастными и деепричастными оборотами, краткие страдательные причастия (например, принят на работу, направлен на учебу и т. п.).

Таким образом, владение языком делового стиля во многом зависит от умения употреблять языковые формулы, модели речевых оборотов, что обеспечивает точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращает время на составление текста документа.

Также существуют определенные нормы и правила указания наименования адресата и адресанта, даты документа, подписи составителя, оформления печатного текста, нумерации страниц, сокращения слов и словосочетаний в тексте документов, склонения фамилий в русском языке.

1.2. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Существуют два способа оформления дат в документах: цифровой и словесно-цифровой.

При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами, отделенными друг от друга точками, в указанной последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр; год – четырьмя арабскими цифрами (например, 03.06.2007). Слово год опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Словесно-цифровой способ допускает обозначение числа месяца двумя парами арабских цифр, года – четырьмя арабскими цифрами, названия месяца – словом. Для обозначения слова год используется как сокращенный, так и полный вариант написания слова (например, 03 июня 2007 г. или 03 июня 2007 года).

Слова год, годы сокращаются (год – г., годы – гг.), если они приведены в датах с обозначением месяца и года, квартала и года, полугодия и года (например, в ноябре 2007 г.; в октябре-ноябре 2007

г.; в I квартале 2007 г.; в II–III кварталах 2007 г.; в первом полугодии 2007 г.). Квартал обозначается римской цифрой, слово полугодие пишется полностью. Падежные окончания при римских цифрах не ставятся (например, во II квартале, но не во II-м квартале).

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается следующим образом: в 1992–1993 гг., в период 1985–1995 гг.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту (например, в 2001/2002 учебном году, отчетный 2006/2007 год). В остальных случаях между годами ставится тире (например, освободить от взимания налога в 2006–2007 гг.).

1.3. Подпись

Реквизит «Подпись» располагают после текста документа и отметки о наличии приложений, отступив на 3–4 межстрочных интервала.

В состав реквизита «Подпись» входят:

а) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

б) личная подпись;

в) расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Следует соблюдать некоторые особенности использования реквизита «Подпись»:

а) если документ оформлен не на бланке, то полное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:

Генеральный директор

АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов

б) если документ оформлен на бланке, то сокращенное обозначение реквизита «Подпись» выглядит следующим образом:

Генеральный директор Личная подпись В. Г. Амосов

в) наименование должностного лица, подписавшего документ, можно центрировать относительно самой длинной строки, например:

Генеральный директор

АО «Континент» Личная подпись В. Г. Амосов

г) подпись должна быть не только на документах, представляющих собой оригинал этого документа, но и на всех копиях документов.