Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Но планированием времени его метод не ограничивается. Такуми считает, что размышлять о своих действиях необходимо, чтобы пересматривать и совершенствовать их. Он ежедневно применяет «правило 80/20»: главная идея состоит в том, что 80 процентов результатов в бизнесе и жизни приносят всего 20 процентов наших усилий. Такуми оценивает свои задачи и исключает необязательные и непродуктивные, фокусируясь вместо них на самых важных. Например, если ему кажется, что мы проводим слишком много совещаний, посвященных идеальной трудовой жизни, он сокращает их число (вместо четырех в месяц – два) или уменьшает продолжительность (с часа до пятидесяти минут), чтобы отдать высвободившиеся время и энергию наиболее продуктивной работе.

Это относится не только к рабочим задачам, но и к людям, с которыми он общается. Главный приоритет – забота о том, чтобы выделить себе время для саморефлексии. Следующим номером идет время, которое он проводит с семьей, включая меня и детей. Затем общение с нашими сотрудниками, деловыми партнерами и клиентами. Такуми говорит, что хорошие отношения с самыми близкими людьми способствуют лучшему настроению, более четкой коммуникации (это уменьшает проблемы, вызванные недопониманием) и большей продуктивности. И все это вместе приводит к тому, что наши клиенты обеспечиваются лучшими услугами.

Я с удивлением узнала, что мой муж начал применять этот подход, когда работал в другой компании, а не когда стал управляющим нашей собственной. Уверена, он научился получать радость от работы именно потому, что завел привычку выделять время на саморефлексию, оценивать текущую ситуацию и вносить улучшения.

Как мы вдвоем наводим порядок в работе

Поддавшись влиянию Такуми, теперь я отвожу время на совместные размышления с ним каждый раз, когда чувствую, что задач становится слишком много или мне кажется, что снижается моя продуктивность. Мы вдвоем наводим порядок в работе, делая это в три этапа.

Этап первый: осознать реальность

Мы берем большой лист, разворачиваем его в альбомной ориентации и проводим вверху горизонтальную черту. Получившийся прямоугольник делим на двенадцать равных отрезков по названиям месяцев и вписываем в эти графы все, что запланировано в нашем расписании на текущий год. Например, «март: выступление в Нью-Йорке»; «май: съемки для телепрограммы»; «август: издание книги». Под каждым заголовком набрасываем идеи проектов, за которые мы хотели бы взяться, но точное время для них еще не выбрали. Это дает нам общую картину текущих и будущих проектов на данный момент времени.

Этап второй: назначить приоритет проектов и определить временные рамки их исполнения

Следующий шаг – определить степень важности каждого проекта. Чтобы сделать это, мы задаем себе вопросы, например: «Приносит ли это радость? Приведет ли это к радости в будущем? Или это дело, которое необходимо выполнить вне зависимости от того, приносит ли оно радость?» Решая, сулит ли тот или иной вид деятельности радостное будущее, мы задаемся вопросом, поможет ли он достичь нашей цели и реализации корпоративной философии, которую в нашем случае можно охарактеризовать словами «делать мир более организованным».

Расставив приоритеты, мы прикидываем, сколько времени нужно выделить на каждый проект, и вписываем это решение в составленное на листе расписание. Наша основная политика – отдавать бо́льшую часть энергии работе, радующей нас сейчас и ведущей к радостному будущему, а на те дела, без которых нельзя обойтись, отводить лишь необходимый минимум времени.

Когда все проекты вписаны в таблицу, мы оцениваем картину в целом. Если замечаем, что слишком много времени отведено на работу, связанную с публикациями, или что надо предпринять какие-то шаги для большей узнаваемости бренда, корректируем количество времени, выделенное на каждый проект.

Этап третий: разбить проекты на отдельные задачи

Первые два этапа дают нам картину в целом, включая порядок приоритетности проектов и приблизительное количество времени на их реализацию. Третий шаг – разбить каждый проект на задачи и вписать их в наш календарь в Google или ежедневник. Закончив с этим, мы еще раз полностью просматриваем свое расписание. Если решаем, что значимость какой-то задачи невысока, то корректируем расписание, исключая ее или перенося на другое время. Таким способом мы создаем расписание, которое включает лишь задачи наиболее важные и продуктивные.