Магия тайм-менеджмента. Как все успевать и жить в свое удовольствие

Очень часто люди делают что-то, не задумываясь, зачем им это нужно. Нравится ли им боулинг, не говоря уже об их команде и участии каждую среду на протяжении 17 лет в соревнованиях на выход в лигу? Если вы любите боулинг, тогда продолжайте им заниматься, но если вы не получаете никакого удовольствия от игры, возьмите тайм-аут и вычеркните это занятие из списка ваших дел.

То же самое можно сказать и о старой привычке, которая больше не приносит радости и не помогает достичь цели. Избавьтесь от рутины и займитесь чем-то новым, по-настоящему увлекательным.

Обратите внимание на раздел «Планы на месяц» на с. 130–131. Вы видите, что список дел на 18 мая был составлен согласно их приоритетности и я использовал обозначения, о которых говорилось выше. Рядом с каждым заданием вы можете заметить значок *, букву «А» или букву «Б». (В этом примере я обошелся без буквы «В», чтобы не усложнять чтение.) В отличие от первоначального списка здесь я поставил задания в том порядке, в котором собираюсь их выполнять. Вы видите, что первая задача, к которой я приступил в самом начале дня, значилась последней в списке личных дел. После того как я закончил первые пять НЕОТЛОЖНЫХ дел (* 1–5), я приступил к А1, а потом уже ко всем заданиям под буквой «Б».

Примеры:

*2: Поздравить Ральфа с днем рождения.

Б3: Запланировать собрание по повышению производительности.

Б6: Составить рассылку для сотрудников на июнь.

Б5: Запланировать посещение зоны регистрации для клиентов.

Б4: Поделиться с Розмари впечатлениями о посещении ресторанов.

*4: Записка с благодарностью для Джима.

А1: Проверить систему регистрации отеля «Х».

*3: Поговорить с Бобом.

Б1: Запланировать встречу с финансовым консультантом.

Б7: Открыть пенсионный накопительный счет.

Б2: Запланировать ежегодный осмотр у окулиста.

*5: Запланировать посещение Magic Kingdom с детьми.

Б8: Написать письмо маме.

*1: Заказать авиабилеты на отдых в сентябре.

Когда я составлял план в то утро, у меня обнаружилось много дел, требовавших моего внимания. Некоторые из них уже были в списке, когда я открыл ежедневник на 18‑е число. Я записал их сюда несколько дней или недель назад, потому что собирался ими заняться именно в этот день.

Всегда записывайте ваши задачи в разделе «Сделать сегодня» на тот день, когда у вас будет больше шансов их выполнить, учитывая все остальные обязанности, запланированные на ту же дату. Вы должны постараться урегулировать ваш распорядок и список «Сделать сегодня», потому что если вам придется весь день просидеть на встрече, то у вас не будет свободного времени на реализацию остальных планов. Когда я просмотрел почту 18 мая, мне пришлось добавить несколько дел в мой перечень. Потом я взглянул на список предыдущего дня, 17 мая, и переместил несколько дел вперед, потому что не смог выполнить их раньше. Одно задание я вписал на 18 мая, другое же запланировал на пятницу 19 мая.

Когда я перешел к обдумыванию, я внес еще один пункт: «Проверить систему регистрации отеля “Х”». Я делал это, поскольку просмотрел отклики клиентов и понял, что такая необходимость действительно существует. Кроме того, я добавил: «Поговорить с Бобом». Боб был одним из моих непосредственных подчиненных, и мне показалось, что я должен побеседовать с ним по поводу его неудовлетворительной работы, халатности и опозданий. Я также вписал: «Запланировать встречу с финансовым консультантом» и «Открыть пенсионный накопительный счет». Я сделал это после того, как прочитал в воскресной газете статью, которая заставила меня задуматься о таких вещах.

Именно поэтому так важно отводить время на чтение газет и журналов и на то, чтобы найти полезные сайты. Это позволит вам постоянно совершенствоваться в важных для вас областях. Если вы обладаете информацией и необходимыми знаниями, вам будет значительно проще просчитать все возможности и принять взвешенное решение. Как часто чтение помогало мне открыть новый способ мышления! Изучение хорошей периодики и просмотр ресурсов на образовательных сайтах, например www.thrive15.com, могут дать толчок к появлению новых идей, связанных с вашей профессиональной деятельностью.

Закончив составлять список на 18 мая, я распределил все дела в порядке их приоритетности. Теперь я был готов начать действовать. У МЕНЯ ПОЯВИЛСЯ ПЛАН!

Один день из жизни

Моя первая встреча была запланирована на 8:00. Я должен был поговорить с Эрином и Карлом. Просмотрев записи в секции «Дневник», я освежил в памяти те вопросы, которые хотел обсудить с ними. В этом разделе очень удобно составлять планы собраний. Эрин и Карл ушли в 9:00. Поскольку моя следующая встреча была запланирована на 10:00, у меня оказался час свободного времени и я мог заняться всем, чем хотел.