Матрица перемен. Как повысить эффективность изменений в компании

Конечно, это верно не для каждого, но в целом, если в проект внедрения изменений вовлечено много людей, все происходит именно так: сотрудники более охотно занимаются генерацией идей (а иногда и поиском виноватых), чем детализацией образа будущего или созданием и поддержанием системы контроля. Дело в том, что для многих людей довольно сложно детальное определение конкретных желаемых действий для успеха перемен.

Однако в ситуации внедрения изменений именно эти действия, изначально эмоционально непривлекательные для большинства людей, являются залогом успеха.

В план обязательно должны быть включены мероприятия по многоступенчатому контролю. Иными словами, следует выстроить так называемую пирамиду контроля, основанием которой будут «совместители» – те сотрудники, кто помимо участия в проекте перемен занимается текущей деятельностью, причем именно она является приоритетной. А рангом выше, контролируя самих «совместителей», должен находиться человек, который в идеале выполняет только одну задачу – отвечает за успех проекта изменений.

Если посмотреть на организацию с высоты птичьего полета, можно заметить, что подавляющее большинство действий, связанных с внедрением перемен, воспринимаются как менее эмоционально привлекательные, чем текущая действительность. Это одна из причин, по которым процесс изменений требует особого внимания и иного баланса вложений в разные виды действий, который обеспечивают его эффективность. Требуется, например, значительное усиление контролирующей системы по сравнению с контролем за привычной деятельностью. Более подробно о системе мониторинга и контроля читайте дальше, в соответствующем разделе.

3. Система коммуникации

И вот позади серьезная подготовка: разработан план внедрения перемен, приняты ключевые решения. Руководитель или член проектной команды готов выступить перед сотрудниками, впервые представляя им суть предстоящих перемен.

Именно в этот момент будет сформировано отношение к проекту. И от того, насколько профессионально и четко будет представлен проект, в значительной мере зависит уровень сопротивления, а значит, и успех перемен: скорость внедрения, задействованные ресурсы, уровень потерь.

Очень часто именно в момент сообщения о переменах закладывается основа для роста сопротивления, для неполного успеха проекта.

Но первое сообщение об изменениях – это только начало коммуникации. Во время всего процесса перемен система коммуникации становится одной из важнейших для успеха. Во-первых, в ситуации изменений появляется большое количество новой информации, своевременная и эффективная передача которой существенно влияет на неотвратимость и конкретность перемен. Во-вторых, только с помощью адекватно выстроенной системы коммуникации можно уменьшить стресс, возникающий в ходе процесса перемен. Это основные причины того, почему система коммуникации так важна.

Зачастую существующие налаженные каналы коммуникации (как формальные, так и неформальные) передают сведения о переменах не так качественно, как повседневную информацию. Кроме того, они не рассчитаны на увеличивающуюся потребность высказать свое мнение и на более высокий уровень стресса.

Планируя коммуникацию в период перемен, убедитесь, что каждый руководитель и сотрудник:

1) услышат о переменах от руководителя более высокого уровня (чем выше – тем лучше!) напрямую;

2) смогут поделиться своим мнением и идеями по этому вопросу (при этом важно иметь возможность высказаться анонимно);

3) смогут обсудить перемены и свою ситуацию один на один с непосредственным руководителем – и получить от него ответы на все свои вопросы;

4) получат письменную информацию о том, что конкретно и когда надо делать, а также о том, как будет оцениваться успех;

5) получат все необходимые ресурсы для внедрения изменений.

Не экономьте время на коммуникацию в период перемен, иначе перемен может и не произойти.

В сообщении о переменах учитывайте отношение аудитории к проекту и ее опыт