MBA без воды

Для эффективной работы следует регулярно пересматривать, анализировать и корректировать выполнение работы как отдельными сотрудниками, так и всей командой в целом. Команда – это особая форма группы, и эту разницу должны понимать как рядовые члены, так и лидер. Необходимы терпение и понимание во время ее развития, распределения ролей и оценки работы каждого сотрудника. Важно создавать атмосферу доверия, дружелюбия и взаимовыручки.

Совещания

Совещания – необходимая часть работы и культуры большинства современных компаний. Совещания являются значительной составляющей в работе с персоналом, помогают в принятии решений, информировании сотрудников и выполняют поддерживающе-развивающую функцию (табл. 3.4).

Рассмотрим типы совещаний.

• Брифинг. Его задачи – инструктаж людей относительно предстоящей работы, обязанностей, знакомство с новыми распоряжениями и правилами. Цель брифинга – сообщить сотрудникам, что от них требуется, проверить, насколько людям понятна поставленная задача, и ответить на возможные вопросы.

• Деловое совещание.

Обычно проводится для принятия решений. У него, как правило, имеется формальная повестка дня, в соответствии с которой обсуждаются те или иные вопросы и принимаются управленческие решения. Недостаток таких мероприятий – попытка детально обсудить все имеющиеся вопросы, что приводит к затянутости совещания, люди устают и, как следствие, думают и действуют неэффективно.

• Планерка. Короткое совещание, посвященное процессу выполняемой работы. Обычно проводится в начале каждого рабочего дня. Менеджер распределяет задания на текущий день, не тратя на это больше 15–20 минут. Сотрудники, получив задание, незамедлительно приступают к его выполнению.

• Консультация. Такие совещания проводятся как для сотрудников организации с целью разъяснения тех или иных обстоятельств и предстоящих изменений, так и для клиентов, партнеров и представителей общественных организации. Консультация при правильной подготовке и проведении может быть весьма полезна для планирования и развития у персонала чувства приверженности и преданности организации.

• Совещание для оценки. Проводится для оценки прогресса продвижения компании или ее отдельных подразделений к поставленным целям. К таким совещаниям иногда привлекают внешнего консультанта или фасилитатора (человека, обеспечивающего успешную групповую коммуникацию). Процесс оценки достаточно сложен и требует подготовки, поэтому, как показывает практика, для него необходимо проводить отдельное совещание. Если оценку делать в ходе, например, делового совещания, то результат будет, скорее всего, неточным.

Таблица 3.4. Преимущества и недостатки совещаний

Таким образом, совещание – это один из способов взаимодействия людей в организации. Для того чтобы совещание было продуктивным, руководителю необходимо четко понимать, когда и с какой целью он собирается его провести. Часть рабочих вопросов, которые выносятся на совещания, можно обсудить другими способами, не отрывая большое количество людей от работы. Приведу примеры.

• Принятие ряда решений можно делегировать сотрудникам организации.

• Передать необходимую информацию можно в письменном виде, а также с помощью электронных средств коммуникации.

• Консультировать можно как в групповом, так и в индивидуальном порядке, используя телефонную и компьютерную связь.

• Оказать поддержку и необходимую помощь сотрудникам не запрещается в процессе руководства деятельностью, а также с помощью более опытного коллеги, выполняющего роль наставника. Как и распределение рабочих заданий, это может происходить в индивидуальном порядке.

Производственные совещания не похожи друг на друга, они отличаются по стилю и культуре проведения, поэтому рассмотрим их подробнее (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Культура и стиль совещаний

Линия «состязательный – согласительный»

Состязательный стиль чаще всего типичен для совещаний, участники которых представляют собой группы с различными интересами и взглядами. Как правило, участники таких мероприятий действуют, исходя из следующих соображений.

• Открытая дискуссия для обсуждения спорных вопросов – наилучший способ разрешения ситуации.

• Каждый член совещания может продвигать и отстаивать свою позицию.

• Признают, что общее согласие нереально и решения лучше принимать голосованием.

• Не доверяют даже тем, кто открыто выражает им поддержку.

Согласительный стиль характерен для ситуаций, когда участники совещания имеют сходные ценности, взгляды и цели. Участники придерживаются в своем поведении следующих представлений.

• Наиболее эффективный способ разрешить спорную ситуацию – обменяться мнениями и обсудить разные точки зрения в атмосфере доверия и открытости.

• От членов группы ожидается, что они пожертвуют своими личными интересами ради общей цели, а сотрудники надеются, что их мнения будут приняты во внимание при принятии решения.

• Принимаемые решения должны отвечать как групповым, так и индивидуальным целям персонала.