Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

По возможности следует визуализировать цифры, переводить их в легко понятные людям образы. Размеры также можно перевести в образы. Иногда уместно связать цифры с подходящими ассоциациями. Важно помнить, что превратить образы в цифры гораздо легче, чем обратно.

Структура

При написании текста пресс-релиза всю подготовленную информацию нужно изложить в естественной, логичной последовательности. Любой человек должен легко осилить чтение.

Чтобы понятно рассказать о событии, представить его в ясном, удобоваримом виде необходимо упорядочить структуру текста сообразно важности используемой информации.

Текст пресс-релиза представляет собой перевернутую пирамиду: самая важная информация расположена вверху, менее значительные и интересные факты – снизу. Все характеристики, подробности, справочные данные приводятся по мере убывания важности.

Такая структура, как правило, наиболее удобна для чтения. Она позволяет человеку быстро ухватить главное, прервать чтение в любом месте, не упустив важной информации.

Главные компоненты пресс-релиза – это:

– шапка,

– контактные лица,

– выходные данные,

– заголовок (headline),

– введение (или вводный абзац, lead),

– основная часть (или внутренние абзацы, body),

– заключение (или кода).

Одна из моделей структуры пресс-релиза описывается формулой SOLAADS. Соответственно:

S (subject) – суть пресс-релиза, главная новость;

O (organization) – организация, компания, лица, с которыми новость связана;

L (location) – место происходящего события;

A (advantages) – свидетельства важности, ценности новости для целевой аудитории;

A (application) – конкретизация, оценка новости (в том числе в виде прямых цитат);

D (details) – подробности;

S (sources) – источники информации.

Весь текст пресс-релиза должен оставлять цельное впечатление. Для этого необходимо прочно связать все его части.

Шапка

«Шапка» – это фирменный блок информации о компании, распространяющей пресс-релиз. Он находится в верхней части первого листа текста и содержит в себе название (логотип), адреса, номера телефонов компании.

Обычно, для первой страницы пресс-релиза используется фирменный бланк компании, с традиционной шапкой. Однако, для пресс-релизов может разрабатываться и своя собственная шапка. В таком случае в информационном блоке может присутствовать само слово «пресс-релиз».

В шапке может быть указание на распространителя пресс-релиза, если компания использует специальное пиар– или консалтинговое агентство.

Подчас под шапкой размещают пометку «эмбарго» – ограничение, указание на время публикации. Например, «не ранее 15 мая 14.00». Подобное ограничение предусматривается для того, чтобы СМИ не сообщили о каком-либо событии раньше, чем оно произойдет. Однако, нет никаких гарантий в том, что журналисты обратят хоть какое-то внимание на «эмбарго» и выпустят информацию в запланированное время. У работников редакций свои соображения и свои интересы. Так что в большинстве случаев использование «эмбарго» едва ли оправдано. И если кому-то кажется, что само это слово «эмбарго» подчеркивает значимость, важность описываемого в пресс-релизе события, что оно способно заинтриговать СМИ, то он глубоко ошибается. Журналисты оценивают прежде всего информационный повод.

Если же у компании есть серьезный повод для непубликации информации до какого-либо срока, лучше не только не использовать «эмбарго», но и просто не рассылать пресс-релиз раньше времени. Только тогда интересы компании по соблюдению сроков распространения информации будут защищены.

Кроме эмбарго специалисты по медиарилейшнз иногда пишут под шапкой «для безотлагательного использования». И в применении этих слов также особого смысла нет. В современном мире никто не придерживает новости. Если они значимы, то сразу публикуются, если – нет, то летят в мусорную корзину.

Контактные лица

Сразу под шапкой пресс-релиза приводится информация о контактных лицах: одном или нескольких. В их роли могут выступать как сотрудники и руководители пресс– или пиарслужбы компаний, так и представители пиар– или консалтингового агентства, рассылающего пресс-релиз, как и те или другие единолично, так и совместно.

В пресс-релизе также стоит указывать номера телефонов и адреса электронной почты специалистов и руководителей компании, на которых есть ссылки в пресс-релизе.

Важно, чтобы контактные лица имели право и возможность сообщать ту или иную информацию журналистам.

В информацию о контактных лицах включаются: фамилия, имя, отчество, номер телефона и факса, адрес электронной почты и персонального сайта, если таковой имеется. Все данные должны быть тщательно проверены. Всегда стоит прежде, чем выпустить пресс-релиз прозвонить указываемые телефоны и написать тестовые письма по электронным адресам, чтобы удостовериться, что с контактными лицами действительно можно связаться.

Естественно, что на актуальное для пресс-релиза время контактное лицо не должно подменяться автоответчиком, убывать в командировку, не снимать телефонную трубку и не отвечать на электронные письма.