Медиарилейшнз на 100%. Искусство взаимодействия с прессой

В неформальной обстановке общение будет проходить легче, чем в редакции, где по соседству может оказаться еще несколько коллег журналиста.

Неформальную встречу можно организовать и в обеденное время, и после работы.

Более тяжелые, серьезные темы стоит обсуждать в рабочее время в формальной обстановке. Неоднозначные – в более раскрепощенной. Послерабочее время лучше посвятить полупрофессиональному общению, ставящему целью более расслабление, чем напряженную работу. В одном случае журналист будет благодарен за помощь в работе, в другом – за понимание и за возможность расслабиться. И специалисты по медиарилейшнз, и журналисты – все мы люди…

При встрече в клубе или ресторане оплатить счет предлагает тот, кто пригласит на встречу – специалист по медиарилейшнз. Если журналист принципиально хочет самостоятельно оплатить свою часть счета, то это его профессиональное право. Возможно, он следует правилам, принятым в его редакции, и поэтому с ним стоит согласиться и не настаивать на оплате всего счета. Однако, в большинстве случаев журналисты отнюдь не против того, чтобы ничего не платить, разумно полагая, что раз они согласились на встречу, то это само по себе стоит денег.

По телефону

С помощью телефона можно предоставить информацию и когда журналист позвонил в компанию, и когда из компании звонят журналисту.

Ответить по телефону на вопросы журналиста, разрабатывающего какую-либо тему, придется в том случае, когда он сам обратится в компанию с просьбой помочь со сбором или обработкой определенной информации. При таких обстоятельствах важно, чтобы никто из сотрудников, занятых своей работой, не отмахнулся, не попытался избавиться от лишней проблемы, а передал корреспондента представителю руководства. Управляющий будет более компетентным в разговоре, а также сможет обеспечить подготовку дополнительной информации, задействовав тех или иных сотрудников. Кроме того, журналисту будет приятно, что с ним говорит не простой сотрудник компании, а один из руководителей, отложивший в сторону весьма важную работу.

Никогда не стоит просить журналиста перезвонить через пару часиков, после обеда или завтра в связи с тем, что каких-то материалов или сотрудников сейчас нет. Новости делаются очень быстро, и если журналист не нашел информацию в одном месте, он будет вынужден тут же обратиться в другое.

Если в компании есть какие-либо полезные письменные материалы, то их лучше тут же переслать журналисту по электронной почте или по факсу.

Сотрудничество с фирмой, помогающей в подготовке материала, запомнится журналисту. Если в следующий раз ему потребуется подобная помощь, то он наверняка обратится туда, где ему уже помогали.

Хотя вероятность того, что журналист сам обратится в компанию за помощью, достаточно мала, полностью ее отвергать нельзя. Для того же, чтобы такую вероятность увеличить, специалисту по медиарилейшнз компании стоит оставить в редакции свои координаты и перечень тем, в которых он может помочь при подготовке соответствующих редакционных материалов.

Используя при публикации информацию, предоставленную компанией, журналист может сослаться на нее, упомянуть название. Воспользовавшись помощью, редакция также может поблагодарить помощников. Например, может напечатать под материалом «Редакция благодарит за помощь компанию «N».

Информационная помощь журналистам должна быть полноценной. Нет смысла начинать разговор, прерывая его на полуслове. Как показал один из опросов, «в жесткости ограничений на информацию и в нацеленности на продвижение «позитива» проявляется позиция менеджмента: 24,1 % гендиректоров в столицах и 35,4 % в регионах считают, что нужно сознательно ограничивать доступ журналистов к информации. Это приводит к тому, что не удовлетворенность контактами заставляет тех отказываться от обращения в компанию при подготовке публикаций и опираться на другие источники (в том числе на сведения от конкурентов…»[96]

Журналист, который звонит в компанию, с одной стороны хочет получить от нее нужную информацию, с другой, надеется застать ее сотрудников врасплох, чтобы получить как можно более необработанную, неприлизанную информацию. И действительно неподготовленные работники частенько что-нибудь «ляпают» или выдают информацию, которой, будь у них время на раздумье, не поделились бы и т. д.

Специалист по медиарилейшнз должен быть всегда готов к тому, что на него переключат звонок и ему придется общаться на любую тему, касающуюся его компании.

Но, конечно, сами журналисты обычно звонят только в самые крупные, общественно значимые компании. Представителям других компаний журналисты могут вообще никогда не позвонить.

Специалист по медиарилейшнз может и должен использовать телефон для общения с журналистами в определенных ситуациях. Телефон позволяет наладить быстрый и прямой контакт. Во время телефонного разговора легко понять реакцию журналиста. Телефонный звонок может стать отправной точкой в дальнейшем долгосрочном сотрудничестве.