Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

Если адресатом письма является организация, указывается ее наименование и почтовый адрес.

Пример:

ООО «БетаБизнес»

ул. Ленина, д. 32, Краснодар, 254630

Подпись является одним из важных реквизитов любого документа. В этот реквизит входит:

• наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на официальном бланке компании);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ подписан электронной подписью, то отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает в себя:

• фразу «Документ подписан электронной подписью»;

• номер сертификата ключа электронной подписи;

• фамилию, имя, отчество владельца сертификата;

• срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Варианты оформления подписей

Оформление отметки об исполнителе

Отметка об электронной подписи может включать в себя изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Письмо, так же как любой другой документ, может включать в себя отметку об исполнителе, которая содержит:

• фамилию, имя и отчество исполнителя;

• номер его телефона.

Отметка об исполнителе может дополняться:

• наименованием должности, структурного подразделения;

• электронным адресом исполнителя.

Сокращение «Исп.» перед отметкой об исполнителе не ставится.

Общий вид делового письма можно представить в следующем виде:

Общий вид делового письма

Правила оформления почтовых конвертов

Почта России предъявляет свои правила оформления адреса на почтовых конвертах: адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления, адрес отправителя – в левом верхнем.

Оформление почтового конверта по российским стандартам

Образец заполнения почтового индекса

В адресе указывают[23]:

1. полное имя получателя (в формате «фамилия имя отчество») или название организации (краткое или полное);

2. название улицы;

3. номер дома, номер строения;

4. номер квартиры или офиса;

5. название населенного пункта;

6. название района, области, края или республики;

7. название страны;

8. номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»);

9. почтовый индекс по образцу.

Это были правила оформления деловых писем в российской официальной среде. Многие из них актуальны и в случае составления сообщений для иностранных партнеров. Теперь же мы рассмотрим особенности и нормы деловой международной переписки.

Обратите внимание

В каких случая перед названием городов ставится сокращение «г.» и когда не ставится?

В теории делопроизводства принятно правило, которое содержится только в учебниках, – буква «г.» не ставится:

• перед городами федерального значения: Москва, Санкт-Петербург, Севастополь;

• перед городами, в наименования которых входят слова «город» (Великий Новгород), «град» (Волгоград) и «бург» (Екатеринбург)[24].

Сокращение г. (город), как и полное слово, рекомендуется употреблять ограниченно, главным образом перед названиями городов, образованными от фамилий (г. Калинин, г. Киров, г. Пушкин). Остальные сокращения принято употреблять без таких ограничений[25].

Международные правила оформления деловых писем

В последнее время деловые отношения с зарубежными компаниями стали привычным делом. Поэтому знание одного или даже двух иностранных языков сотрудниками крупных фирм является обязательным требованием.

Как известно, общепризнанным языком делового общения является английский. На нем общаются друг с другом и француз с китайцем, и немец с итальянцем. Необходимым навыком в деловой сфере является умение грамотно составлять письма на английском языке.

Именно с деловых писем обычно начинается установление деловых связей. В связи с чем к ним предъявляются высокие требования. Причем они относятся не только к знанию языка, но и к умению писать легко, понятно и просто.

Переписываясь с иностранным партнером, необходимо обращать внимание на следующие моменты.

• В письменной речи следует использовать простые и понятные слова. Ни в коем случае нельзя употреблять жаргонные словечки, сленг. Иностранцы с трудом их понимают.