Международный деловой этикет на примере 22 стран мира

При обычном общении на собеседников не только и не столько воздействуют слова, сколько голос, интонации, мимика, жесты. В этом минус общения через электронную почту – она лишает возможности обмениваться эмоциями. Но все же удалось частично преодолеть этот недостаток. В настоящее время в виртуальном общении, в том числе и через электронную почту, широко используются так называемые «смайлики» (графическое изображение ваших чувств) – рожицы, составленные из точек, запятых, дефисов и других символов. Они способны хоть как-то эмоционально окрашивать тексты. Использование смайликов делает переписку более живой – автор передает не только свои мысли, но и чувства.

Укажем наиболее распространенные из них:

:-) улыбка

:-))) смех

:-D радость

:-| задумчивость, нейтралитет

:-(

грусть

:-/ недовольство или озадаченность

:-0 удивление

Иногда символ носа «-» не печатают для простоты набора. Например, печатают просто:) или:(.

Также в чатах часто встречается употребление только открывающих или закрывающих скобок. Например,)))) или (((((. Количество знаков при этом соответствует уровню радости или огорчения.

Но не стоит увлекаться смайлами при составлении делового письма, в противном случае вы можете приобрести репутацию несерьезного человека. Когда их очень много, текст воспринимать становится тяжело и теряется официальный стиль письма.

В основном сетевые аббревиатуры и смайлы используются при общении с клиентами или партнерами через ICQ[29], на деловых форумах, через интернет-чаты или мессенджеры (клиенты сетей мгновенных сообщений).

Электронные письма не нужно делать слишком длинными. По правилам сетикета, их объем должен составлять половину от текста, написанного на бумаге. В том случае, если вам все-таки необходимо отослать большой объем информации, следует оформить ее в виде вложения, а в самом сообщении поместить краткий сопроводительный текст с перечнем вложенных документов.

Помните, что не следует отсылать письма в выходные дни и во второй половине дня пятницы.

Работа с вложениями («Attaches»)

Отправляя вложение, вы должны позаботиться о том, чтобы оно дошло до вашего адресата. В первую очередь позаботьтесь об объеме и формате вложения. Готовя пересылку большого вложения, превышающего 200–500 килобайт, обязательно предупредите об этом своего респондента.

Лучше все же не пересылать больших вложений в письмах. Существует много других способов передать большие тексты, фото или звук, минуя электронную почту. Например, через ftp-серверы, веб-интерфейс, облачные сервисы (Google-диск, Яндекс-диск и др.).

Обращайте внимание на формат вложения. Если ваше письмо содержит вложенный файл с расширениями EXE, CMD, ВАТ, COM, SCR, РРТ, MDB, DLL, DOC, XLS – есть риск, что адресат его не получит. Часто почтовые серверы или почтовые клиенты блокируют такие вложения. Чтобы избежать этого, воспользуйтесь функцией архивирования (zip., гаг.).

Отправляя вложение, обязательно сделайте комментарий к нему. Степень подробности комментария определяет ситуация. Если у вас есть договоренность и получатель ждет письма с вложением, то достаточно указать на вложение в поле «Тема». Однако лучше все-таки помещать комментарий в теле письма.

Например,

…По нашей договоренности высылаю документы для заключения договора. Документы во вложении:

1. Проект договора

2. Смета расходов

3. Выписка из ЕГРИП…

Работа с полем «Важность» письма («Priority»)

Используйте маркировку важности «Высокая» («High») при отправке действительно важного сообщения (такого, на которое получателю надо обратить внимание в первую очередь). Не злоупотребляйте этой маркировкой. Делайте пометку «высокая» только в отношении действительно важных писем. Их в переписке не может быть много. Возьмите за правило отправлять не более 1–2 таких писем в месяц. Иначе ваши получатели со временем перестанут реагировать на проставленный вами статус сообщения.

Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте

У каждого из нас бывают случаи, когда мы не можем оперативно отвечать на электронные письма. Причины могут быть разные – отпуск, болезнь, участие в различных деловых форумах и т. д.

В этом случае лучше использовать автоответы, которые сообщат адресату, что вас нет на рабочем месте и к кому он может обратиться для получения интересующей его информации.

Например,

Уважаемые коллеги.

В период с 23 по 27 октября 2017 я буду в командировке, поэтому оперативно отвечать на ваши письма не смогу.